Automatisierte Bargeldablieferung mit CETIS CH bei Transport- und Logistikunternehmen

Wo Bargeld bewegt wird

Waggons

In Unternehmen der Transport- und Logistikbranche werden jeden Tag große Mengen Bargeld durch Mitarbeiter im Außendienst vereinnahmt, etwa durch die Zugbegleiter bei Bahngesellschaften, die Fahrer und Kontrolleure im öffentlichen Personennahverkehr oder durch die Auslieferungsfahrer bei Paketdiensten, Speditionen oder der Post. Die Bargeldmengen, die hier bewegt werden, sind keinesfalls rückläufig: Sowohl die Geldmenge als auch die Anzahl der Vorgänge, die mit Bargeld abgewickelt werden, steigen stetig. Das logistische Problem beginnt, sobald die Mitarbeiter ihre Schicht oder ihren Außendiensteinsatz beendet haben und zurück am heimatlichen Standort ihre Tageseinnahmen abrechnen und sicher verwahren wollen.

Im klassischen Umfeld gibt es dafür nur zwei Lösungsansätze: Das Unternehmen hält einen mit speziellen Mitarbeitern besetzten Kassenschalter geöffnet, an dem Bargeldablieferungen nebst Quittierung und Abrechnung abgewickelt werden, oder man nutzt eine Lösung mit Abwurftresor und Safeback, womit zwar das Verwahrungs- nicht aber das Abrechnungsproblem gelöst ist.

Mit dem Einsatz von Selbstbedienungssystemen lässt sich hier entscheidend mehr erreichen. Die Selbstbedienungslösung bietet sowohl die Möglichkeit einer qualifizierten Bargeldablieferung mit integrierter Abrechnung als auch eine sichere Verwahrung des eingelieferten Geldes. Die benötigte Kapazität kann dabei bedarfsgerecht skaliert werden, da mit CETIS-CH als SB-Anwendung eine Lösung zur Verfügung steht, die das gesamte Hardware-Spektrum, vom kleinen AKT bis zum sehr großen Selbstbedienungssystem, einheitlich zur Abbildung der Abliefer- und Abrechnungsprozesse nutzt.

 

Grundsätzlich lassen sich die abzubildenden Geschäftsprozesse dieser Branchen in zwei Kategorien einteilen:

  • Die einfache Bargeldablieferung kommt zum Einsatz, wenn zum Zeitpunkt des Ablieferns eine detaillierte Abrechnung mit dem abliefernden Mitarbeiter nicht oder nur eingeschränkt möglich ist, da die entsprechenden Daten aus anderen Verfahren noch nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall erfolgt die Ablieferung in einer Summe, wahlweise mit oder ohne Vorgabe des Einzahlbetrags, und der Gesamtvorgang beschränkt sich auf die Zählung, Prüfung und sichere Verwahrung des vereinnahmten Geldes. Dem Einzahler wird eine Quittung über den eingezahlten Betrag erstellt und der Gesamtvorgang kann über beliebige Datenaustauschwege zur Nachbearbeitung weitergeleitet werden.

  • Sofern es allerdings möglich ist, eine Integration zu den nachgelagerten Fachverfahren zu implementieren, in denen das vereinnahmte Bargeld weiter verbucht werden soll, kann eine weitaus höher integrierte Verarbeitungsqualität angeboten werden. Nach Identifikation des einzahlenden Mitarbeiters können über Schnittstellen alle für ihn noch offenen Abrechnungen ermittelt und zur Erledigung vorgeschlagen werden. Die gebündelte Abwicklung mehrerer Abrechnungen gleichzeitig ist möglich. Auch die Zuordnung von Einzahlungen zu einzelnen Teilforderungen per Bildschirmdialog wird unterstützt. Nach der Einzahlung erfolgt dann die direkte Weiterleitung der Einzahldaten an das jeweils involvierte Fachverfahren zur sofortigen Verarbeitung. Damit ist mit dem Abliefervorgang auch die buchhalterische und verwaltungstechnische Nachbearbeitung vollständig erledigt.

Zusätzlich zu der eigentlichen Funktion der Bargeldablieferung können natürlich weitere Servicefunktionen angeboten werden, die den Mitarbeiter in seiner Arbeit mit dem Bargeld unterstützen:

Wechselgeld-Versorgung

Außendienst-Mitarbeiter benötigen unter Umständen einen Wechselgeldbestand, den das Unternehmen zur Verfügung stellt. Mit Nutzung der SB-Geräte lassen sich hier sehr flexible Konzepte umsetzen: Die SB-Anwendung verwaltet für den Mitarbeiter sozusagen ein „Wechselgeld-Konto“, auf das er in begrenzbarem Rahmen freien Zugriff hat. Er kann sich bedarfsgerecht mit Wechselgeld versorgen oder aber auch überschüssiges „Kleingeld“ zur Entlastung seines Wechselgeldbestandes wieder abliefern. Das zentrale Cash-Management hat einen permanenten Überblick über den bei Mitarbeitern im Umlauf befindlichen Wechselgeldbestand.

Geldwechsel

Auch der klassische Geldwechsel wird unterstützt, hier in einer komfortablen Form. Der Mitarbeiter wählt das „Kleingeld“ aus, das er benötigt, und kauft dies sozusagen mit Hilfe großer Noten. Überschüssige Beträge werden ebenfalls zurückgezahlt.

Erstattung von Ansprüchen, Einzahlung von Nachforderungen

Das Unternehmen kann die SB-Geräte auch nutzen, um andere Abrechnungsvorgänge durchzuführen, die mit dem Mitarbeiter in bar abgewickelt werden sollen. So können Nachforderungen, die sich z.B. aus der Schichtabrechnung ergeben, als automatisch vorgegebene Einzahlungsanforderung dem Mitarbeiter präsentiert werden oder Rückerstattungen, z.B. aufgrund von Spesenabrechnungen oder anderer Vorauszahlungen, in bar automatisch erstattet werden.

Mehr Service für alle Mitarbeiter

Unabhängigkeit von Öffnungszeiten

Dem Mitarbeiter stehen die Bargeldfunktionen dann zur Verfügung, wann er sie braucht. Er ist in der Erledigung seiner Abrechnung nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden.

Jederzeit eine aktuelle Abrechnung

Um sich einen Überblick über offene Abrechnungen, Ansprüche, Nachzahlungen etc. zu verschaffen, ist der Mitarbeiter  nicht mehr auf die Unterstützung durch Kollegen „aus der Kasse“ angewiesen. Die Informationen stehen ihm jederzeit am SB-Gerät zur Verfügung.

Optimierung der Kassenvorgänge

Der abrechnende Mitarbeiter wird optimal durch die Abwicklung seiner Abrechnung geführt. Komfortfunktionen erleichtern ihm die Durchführung und beschleunigen den Prozess.

Reduzierung der Fehleranfälligkeit

Verzählen entfällt, Kontrollzählen auch. Damit wird der Abrechnungs- und Ablieferprozess auch „stressfreier“ für die Mitarbeiter.

Durchgehende, integrierte Prozesse

Durch die Vermeidung von Medienbrüchen, z.B. durch den Wegfall des manuellen Aufwandes bei der Ermittlung des Abrechnungsbetrags, sowie durch die sofortige Buchung und Belegerstellung werden auch nachgelagerte Backoffice-Bereiche entlastet.

Kassen- und Servicestellen entlasten

Die Kassenführung und das Bargeld-Handling bei Backoffice-Mitarbeitern kann entfallen, das verringert die Belastung und steigert die Arbeitssicherheit der betroffenen Mitarbeiter.

Unterstützung für das Forderungsmanagement

Durch die Integration von Bargeldablieferung und Tourenabrechnung wird auch das Forderungsmanagement entlastet, da taggleich Informationen über den erwarteten Barzahlungsfluss aktualisiert vorliegen.

Sicherheit und Wirtschaftlichkeit

Kassendifferenzen werden wirksam vermieden, da Abrechnung und Ablieferung einen ganzheitlichen Prozess darstellen. Eine lückenlose Protokollierung und Journalisierung sorgt zudem für Transparenz.

Sichere Verwahrung ohne Aufwände

Da alle SB-Geräte nicht nur die Verarbeitung sondern, bedingt durch die Tatsache, dass alles Geld in Tresoren liegt, auch die Verwahrung übernehmen, entfallen Aktivitäten zur Befüllung oder Entleerung von Kassen bei Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende. Die SB-Kasse ist sozusagen immer bereit.

Ansprechpartner: Thomas Vogel; Turn on Javascript!