Die elektronische Akte in insTRA

Die elektronische Akte dient der Anlage, Bearbeitung und der Ablage von Dokumenten. Sie unterstützt den Anwender durch eine Vielzahl von Formularen bei der Anlage und Ausgabe von Dokumenten in Schriftform.

Es können Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen der elektronischen Akte durch Hochladen hinzugefügt werden. Die elektronische Akte findet Anwendung in den Bereichen Police, Anmeldung, Schaden, Versicherungsnehmer und globaler Schriftverkehr.

Mit dem Einsatz der elektronischen Akte profitieren unsere Kunden unter anderem von folgenden Vorteilen:

  • Alle Dokumente werden in der elektronischen Akte gesammelt und verwaltet
  • Zugriff auf Dokumente im File-System mit dem Business-Document-Navigator
  • Zu jedem Prozessschritt können entsprechende Formulare ausgegeben werden
  • Standardisierte Vorlagen für Ihren Schriftverkehr stehen zur Verfügung
  • Versand der Dokumente z.B. per E-Mail
  • Eine Schnittstelle zu MS-Word™ erweitert die Möglichkeiten des Schriftverkehrs

Dokumente werden in insTRA aus den im Business Document Server (BDS) hinterlegten Dokumentvorlagen erzeugt. Die elektronische Akte von insTRA greift auf diese Dokumentvorlagen zu und ersetzt bei der Generierung eines Dokuments die Platzhalter (Feldnamen aus einem Feldkatalog) aus der Vorlage mit Informationen aus insTRA.

Per Customizing können die verschiedenen insTRA-Module und unterschiedlichste Dokumententypen eingerichtet werden.
Die elektronische Akte enthält zahlreiche Features und

Einstellungsmöglichkeiten, die eine hohe Bedienerfreundlichkeit gewährleisten und die Akzeptanz der Anwender erhöhen:

 
  • Elektronische Akte 1Unterstützung des Barcode-Workflow`s (frühes Ablegen / spätes Erfassen)
  • Direkter Dokumenten-Upload
  • Dokumentenexport
  • Integration des Outlook-Plugin`s
  • Vorlagenarchivierung
  • Dokumentensuche
  • Sortierungs- und Verschiebungsmöglichkeiten von Dokumenten

Die Ordnerstrukturen lassen sich ebenfalls über das Customizing pro insTRA-Modul individuell einstellen. Dokumentenvorlagen werden weiterhin im Business Document Navigator verwaltet und gespeichert. Der Aufruf einer Vorlage erfolgt über das Kontext-Menü. Nach der Bearbeitung des Dokuments wird dieses direkt in das angebunden Archivsystem verschoben und in der elektronischen Akte angezeigt.

Dokumente mit Barcode archivieren

Dokumente, die in nichtelektronischer Form vorliegen, können eingescannt und zur Identifizierung mit einem Barcode versehen werden. Dabei wird eine Verknüpfung des Barcodes auf einem eingescannten Dokuments mit insTRA hergestellt. Über den Barcodeworkflow werden unterschiedliche Prozesse, die mit unseren Kunden vorher abgestimmt wurden, abgebildet.

Ständige Weiterentwicklung gewährleistet

Auf Grund der hohen Akzeptanz und der regen Rückmeldungen und Vorschlägen unserer Kunden werden wir die elektronische Akte auch in Zukunft ständig weiterentwickeln und die Funktionalität sowie die Usability verbessern. Ist es doch ein Tool von insTRA, das die tägliche Arbeit erheblich erleichtert, hilft, wertvolle Zeit einzusparen und den Servicegrad z. B. über eine schnelle und bessere Beauskunftung erhöht.