Online Schadenerfassung bei Coop

symbolbild_supermarktkasseinsTRA: Coop nutzt erfolgreich Web-Anwendung für die Online Schadenerfassung

Coop ist das zweitgrößte Detailhandelsunternehmen der Schweiz. Ein Faktor für den großen Erfolg ist die Kundennähe. Daher betreibt Coop über 1.900 Verkaufsstellen verschiedenster Ladenformate und beschäftigt rund 54.000 Mitarbeiter. Im Bereich der Öko- und Fairtrade-Produkte ist Coop klarer Marktführer.

Aufgrund der Struktur als großes Handelsunternehmen mit einer hohen Anzahl an Ladengeschäften und Supermärkten fallen bei der Coop sehr viele Schäden an, die zeitnah abgewickelt werden müssen. Dabei reicht das Spektrum vom Sturz im Supermarkt, über verschmutzte Kleidung, Fahrzeugschäden in der Garage oder nicht mehr verkaufbarer Ware z. B. durch verspätete Anlieferung bis zum Großbrand.

Da die Schadenmeldungen in der Vergangenheit erst durch die dezentralen Versicherungsverantwortlichen erfasst werden mussten und anschließend nochmals durch die Versicherungsabteilung, lag hier ein großes Potenzial für die Prozessoptimierung vor.

Ein Webtool für die Schadenerfassung als Ergänzung zu insTRA

Nachdem Coop bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit unserem SAP-Add-on für das Versicherungsmanagement insTRA arbeitet, wurde beschlossen, dessen bereits ausgereifte und optimierte Funktionalitäten durch eine Online-Schadenerfassung zu ergänzen. Diese wurde immer wichtiger, um die zahlreichen Schadenvorgänge mit möglichst wenig Aufwand zeitnah abwickeln zu können.

Ziel dieser Schadenerfassung über das Internet war neben der schnelleren Abwicklung die Vermeidung redundanter Daten. Daher mussten alle relevanten Daten, die online erfasst werden, automatisch auch in insTRA angelegt werden.

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Bei der Konzeption wurde von Anfang an sehr großer Wert darauf gelegt, dass die Lösung einfach und selbsterklärend aufgebaut ist. Nur so kann die notwendige Akzeptanz erreicht werden, damit die Mitarbeiter in den Märkten ohne Schulungsaufwand Schäden erfassen können. Dazu müssen sie durch die Lösung „geführt“ und Falscheingaben ausgeschlossen werden. 

Dies konnte durch die Definition von Pflichtfeldern und Auswahlboxen mit vorgegebenen Inhalten und dynamischen Masken, die nur die benötigten Felder (z. B. Versicherungsarten etc.) anzeigen, gesteuert werden.

Um die Lösung von Anfang an so zu gestalten, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden, wurden Workshops gemeinsam mit S&N durchgeführt, an denen alle Mitarbeiter aus der Versicherungsabteilung und SAP-Spezialisten, die mit diesem Thema befasst waren, teilnahmen.

Als Ergebnis der Workshops wurde ein Pflichtenheft erstellt, das alle Anforderungen zusammenfasst und als Basis für die Aufwandsbemessung dient. Es folgte das Feinkonzept und die Spezifikation für die Entwicklung. Anschließend wurde umgehend mit der Programmierung begonnen. Nach der Umsetzung der ersten Arbeitspakete, kam das Kernteam der Coop nach Parsberg, um die neuen Funktionen zu testen und die noch geplanten weiter zu detaillieren.

Diese partnerschaftliche Zusammenarbeit und der enge Austausch zwischen den Teams der Coop und der S&N AG trugen im Wesentlichen dazu bei, dass das Projekt in „time & budget“ umgesetzt wurde und die notwendige Akzeptanz aller Beteiligten und Mitarbeiter bekommen hat.