fleet@insTRA bei Max Bögl

max_boegl_logo_sloganMit fleet@insTRA ist bei Max Bögl die Wertschöpfung noch mehr gestiegen

Max Bögl ist das drittgrößte Bauunternehmen in Deutschland und in privater Hand. Entgegen dem Trend in der Baubranche verzeichnet das Unternehmen ein konstantes Wachstum und beschäftigt mittlerweile mehr als 6.000 Mitarbeiter. Ein Faktor für den konstanten Erfolg ist die konsequente Ausrichtung auf die Schaffung und Verbesserung der Wertschöpfungstiefe in allen Bereichen. Dazu trägt auch fleet@insTRA für die Verwaltung von ca. 1.500 Fahrzeugen (vom Smart bis zum Nutzfahrzeug) aktiv bei.

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen Max Bögl nutzt seit vielen Jahren konsequent SAP in allen Bereichen. So wurden die Fahrzeuge schon immer im Equipmentstamm angelegt. Dort konnten aber nicht alle notwendigen Informationen zu den Fahrzeugen eingeben werden, Felder wurden „missbraucht“ und Auswertungen waren nicht möglich oder sehr aufwändig.

Tankkarten und Leasingverträge wurden in Excel-Listen verwaltet und die gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinprüfungen nicht zentral gepflegt und dokumentiert. 

Die Zielsetzung

Nachdem eine Mehrzahl der benötigten Daten bereits in SAP vorhanden war, wurde nach einer Lösung gesucht, die bereits erfassten Daten zu nutzen bzw. zu ergänzen. Damit kamen Non-SAP-Lösungen für das Flottenmanagement, die die Daten lediglich über eine Schnittstelle abgleichen können, nicht in Frage. Es sollten keine redundanten Daten entstehen.

Als Basis für die Fahrzeugverwaltung sollte der SAP-Equipmentstamm dienen, da dieser bereits für die Fahrzeuginstandhaltung in SAP-PM genutzt wurde. Die Fahrerdaten sollten aus dem SAP-HR-Stamm kommen und eine Integration von SAP FI/CO war wegen der Abrechnung und Zuordnung zu Kostenstellen u. a. m. unabdingbar.

Die Lösung: Das SAP-Add-on fleet@insTRA der S&N AG

Da bei Max Bögl bereits insTRA für das Versicherungsmanagement im Einsatz war, bot es sich an, ein solches Add-on auch für das Fuhrparkmanagement einzusetzen. Dabei konnte Max Bögl zahlreiche praktische Anregungen einbringen, die in fleet@insTRA integriert wurden. Durch den hohen Praxisanspruch wurde die Lösung von Anfang an durchgängig mit hoher Funktionalität entwickelt.

Die Vorteile

Durch die SAP-Integration werden die bereits vorhandenen Daten im SAP-Equipmentstamm genutzt. Fehlende Felder werden zusätzlich zu den in SAP vorhanden Feldern in fleet@insTRA gepflegt (Karosserie, Getriebe, Verbrauch, Reifengröße und auch Ausstattungsdetails wie z. B. Navigationssystem, Anhängerkupplung, usw.). Wobei die Daten aus dem SAP-Equipmentstamm entweder über fleet@insTRA oder direkt in SAP gepflegt werden können.

Durch die durchgängig verfügbare elektronische Akte müssen nun Dokumente (Bestellvorgänge, Fahrzeugübergabescheine, Zulassungsbescheinigungen etc.) nicht mehr verteilt werden. Die berechtigten Personen greifen direkt auf das jeweilige (PDF-) Dokument zu. 

Die Integration von MD Log und die damit verfügbaren Daten ermöglichen es, bei Auswertungen immer die aktuellen KM-Stände der Fahrzeuge zu verwenden und so nachhaltig und spürbar Kosten u. a. bei Treibstoff, Verschleißteilen und Versicherungsprämien (durch die Senkung der Schadenquote) einzusparen.

Es stehen Auswertungen für die verschiedensten Module zur Verfügung, z.B. Fahrer zu Fahrzeug, Fahrer nach Abteilungen, Fahrzeuge je Firma/Standort, Fahrzeug – Tankkarte, Fahrer – Tankkarte, Kosten / km nach Kostenarten, Flottenkategorien etc.. Sämtliche Analysen und Tabellen-Inhalte können durch Export nach Excel weiter bearbeitet werden.

Bei der Leasingvertragsanalyse können Hochrechnungen über die Restlaufzeit/Rest-KM eines Fahrzeugs gemacht werden. Dies ist bei Laufzeit-/Laufleistungsänderungen von Leasingverträgen sehr hilfreich. 

Die Poolcarverwaltung ist nun auch im Selfservice möglich und kann mit Hilfe der grafischen Plantafel schnell und effizient verwendet werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch über sogenannte Batch Input Mappen, wobei die Tarife über das Customizing von dem Flottenmanagement selbst gepflegt werden können.

Über die Schnittstelle zu insTRA werden Versicherungsdaten des Fahrzeugs, sowie Unfallschäden angezeigt.

Günter Schlupf
wagen_boegl

Die Neuentwicklung der browserbasierten Lösung unter der neuesten SAP-Technologie WebDynpro for ABAP (WD4A) hat das Handling deutlich vereinfacht, was auch für die zahlreichen Customizingmöglichkeiten gilt.

Günter Schlupf, Fuhrparkmanager bei Max Bögl:

„Durch das gleiche Handling wie in den anderen Systemen der SAP und der Tatsache, dass alle nötigen Daten in einem System vorhanden sind und auch ausgewertet werden können, wurde fleet@insTRA schnell als nützliche Hilfe für das Flottenmanagement akzeptiert. Mittlerweile sehen wir es als unverzichtbares Tool, um eine Flotte effizient und kostengünstig zu verwalten.“