Integriertes Management von Dienstleistungen in der Cash Logistik

Service-Management ist aktuell ein wichtiges Thema. Nahezu jeder Anbieter von Produkten und Dienstleistungen hat erkannt, dass die Wertschöpfungstiefe verbessert und die Kundenbindung erhöht werden kann, wenn rund um das eigene Waren- und Dienstleistungsangebot die entsprechenden Services bereitgestellt werden, die für den Kunden die Einführung oder Nutzung eines Produktes erleichtern oder helfen, die erbrachte Dienstleistung nahtlos in das Unternehmen zu integrieren.

Doch was ist zu tun, wenn das vom Kunden gewünschte „Endprodukt“ eine komplexe Dienstleistung ist, die nur von einem Netzwerk partnerschaftlich zusammenarbeitender Anbieter erbracht werden kann? Wo findet die Koordination dieser Dienste statt und wer behält den Überblick? Als prägnantes Beispiel soll hier exemplarisch die Cash Logistik einer Autobahn-Raststätte betrachtet werden.

Auf den ersten Blick mag eine Autobahnraststätte nicht besonders komplex erscheinen, aber detailliert betrachtet gibt es eine Reihe von Rahmenbedingungen im Kassenbetrieb, die das Ganze zu einer echten Herausforderung werden lassen:

  • Es gibt einen echten 24*7 Betrieb. Das gesamte Kassen-Management muss berücksichtigen, dass es nie einen echten „Schnitt“ geben kann, da permanent Kassen in Betrieb sind.
  • Es gibt eine variable Anzahl von Kassen, die im Schichtbetrieb betrieben werden. Das heißt: Kassen werden geöffnet, geschlossen oder es findet ein Personalwechsel statt, ohne dass es dafür echte Stichzeitpunkte gibt.
  • Die Kassen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Es werden an einer Kasse Waren verkauft, die abrechnungstechnisch völlig unterschiedliche Wege nehmen, z.B. beim Verkauf von Kraftstoff, Lebensmitteln und anderem Reisebedarf.
  • Neben den klassischen Kassen gibt es eine Reihe von weiteren Bargeldkreisläufen, die ebenfalls in das Gesamtkonzept einzubeziehen sind: Kaffeeautomaten, andere Verkaufsautomaten, Spielautomaten und die „Drehkreuze“ von Sanifair. Auch hier erwarten unterschiedliche Sub-Unternehmer und Zulieferer eine dedizierte Abrechnung der von ihnen erbrachten Leistung und des dort vereinnahmten Bargelds.

Welche Services in der Cash Logistik sind hier gefragt?

Diese Vielzahl von zu koordinierenden Bargeldströmen erfordert eine Reihe von Dienstleistungen, die insgesamt die Cash Logistik eines solchen Raststättenbetriebs ausmachen:

  • Die einzelnen Kassen müssen gemäß ihrer unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten entsprechend verwaltet und in einen Gesamtüberblick gebracht werden.
  • Jede Kasse muss nach einem „Schichtenmodell“ abgerechnet werden können, d.h. für eine Kasse können gleichzeitig mehrere Schichten eröffnet sein.
  • Alle Geldbewegungen müssen zu unterschiedlichen Abrechnungskreisen zusammengefasst werden können – je nach dem, mit welchem Dienstleister die jeweiligen Bareinnahmen abzurechnen sind.
  • Als zentrale Schaltstelle aller Bargeldkreisläufe dienen Cash Recycling Systeme für Scheine und Münzen, die zur Ver- und Entsorgung von Kassen mit Bargeld dienen und gleichzeitig den zentralen Wechselgeldvorrat der Raststätte abbilden. 
  • Die realen Einnahmen müssen möglichst rasch wieder als „Buchgeld“, d.h. als Bankguthaben zur Verfügung stehen, um die Liquidität des Unternehmens nicht zu belasten. Dabei müssen natürlich Liquiditäts- und dem gegenüber stehende Entsorgungskosten in Einklang gebracht werden.
  • Und letztlich die über allem stehende Anforderung: Die Versorgung mit Wechselgeld muss sichergestellt sein! Eine Raststätte, deren Kassen nicht mehr wechselfähig sind, hat ein ernsthaftes Betriebsproblem!

Welche Dienstleistungen sind zu erbringen und von wem?

Um die oben beschriebenen Services abbilden zu können, sind mehrere Dienstleister gefordert:

  • Den eigentlichen Geldtransport - sozusagen die Kernaufgabe - erledigt ein Werttransportunternehmen (WTU). Ihm fallen gleich mehrere Teilaufgaben zu:
  • Das vereinnahmte Geld muss zu passenden Terminen entsorgt und bei der Bundesbank eingezahlt werden.
  • Benötigtes Wechselgeld muss rechtzeitig zugeliefert und für den Bedarfsfall vor Ort gelagert werden.
  • Generell muss die Betriebsbereitschaft der Recycling-Geräte sowie die Geldbevorratung permanent überwacht werden. Durch diese Überwachung sowie durch eine bedarfsgerechte Planung der Ver- und Entsorgung ergibt sich der eigentliche Optimierungseffekt in der Bargeldbevorratung.
  • Um eine zeitnahe Verfügbarkeit des vereinnahmten Geldes sicherstellen zu können und gleichzeitig die Entleerungsrhythmen zu optimieren, ist es erforderlich, dass eine Bank als Garant für den vereinnahmten Bestand eintritt. Sie schreibt einen fest bestimmten Teil des vereinnahmten Geldes bereits auf einem Konto des Betreibers gut, wenn es im Recycling-System vereinnahmt wurde, unabhängig davon, wann die Leerung erfolgt und wickelt zusammen mit dem WTU die bedarfsgerechte Wechselgeldversorgung der Raststätte mit Münzen bankfachlich ab.
  • Dreh- und Angelpunkt der gesamten Logistik bildet ein Cash Recycling System für Scheine und Münzen. Dessen Verfügbarkeit ist entscheidend für die Stabilität und den reibungslosen Ablauf der Bargeld Logistik Prozesse. Deshalb muss der dafür zuständige technische Service permanent die Betriebsbereitschaft überwachen und bei Bedarf zügig aktiv werden. 
  • Auch der Betreiber selbst ist aktiver Teil des Cash Logistik Gesamtprozesses. Denn verschiedenen Aktivitäten, wie etwa das Nachfüllen von zur Neige gehendem Wechselgeld aus einem Tresorbestand oder das spontane Beseitigen von gelegentlich auftretenden Staus beim Scheine-oder Münzeinzahlgerät können nur durch vor Ort unmittelbar verfügbare Personen geleistet werden.

Besondere Herausforderung: Verzahnung von Prozessen

Eine ganz besondere Herausforderung im Zusammenwirken all dieser Partner besteht - wie die Erfahrung gezeigt hat - darin, dass nicht nur an der gemeinsamen Schnittstelle beim Kunden, sondern auch innerhalb der Organisation der einzelnen beteiligten Partner gegebenenfalls Prozessmodifikationen erforderlich sind, um den Ansprüchen zu genügen. So muss beispielsweise der WTU über flexible Bestell- und Bevorratungsprozesse verfügen, um der Anforderung an bedarfsgerechte Ver- und Entsorgung überhaupt nachkommen zu können. Die vielfach übliche Praxis der statischen Tourenplanung und der mehrtägigen Bestell-Vorlaufzeiten ist hier nicht ausreichend.

Die teilnehmende Bank muss entsprechende Kontoführungsmodelle anbieten und die vertiefte Zusammenarbeit mit dem WTU organisieren, um die kontrollierte Abwicklung der vorzeitigen Wertstellung und dem nachträglichen Abgleich mit den tatsächlich erfolgten Ablieferungen zu gewährleisten.

Schließlich müssen alle Beteiligten im Bereich des technischen Service eine flexible Form der koordinierten Einsatzplanung finden, um den Anforderungen an die Wieder-Verfügbarkeit im Fall einer technischen Störung gerecht werden zu können.

Und wer behält nun den Überblick?

Um dieses gesamte Szenario abbilden zu können, bedarf es einer Organisationslösung, die als zentraler Dreh- und Angelpunkt alle Geldbestände, -vorräte und Geldbewegungen kennt und allen Beteiligten den maßgeschneiderten Blick auf die für sie relevanten Informationen bietet, um daraus die eigene Teilaufgabe ableiten und planen zu können.

Diesen Dreh- und Angelpunkt bildet CETIS Cash Handling, das Standard-Produkt der S&N AG für die Verwaltung automatisierter Bargeldkassen, ergänzt um eine Reihe von Funktionen, die diesen speziellen Anwendungsfall adressieren:

  • Die ohnehin vorhandene Bestandsverwaltung für Cash-Systeme wurde um eine Verwaltung von Tresorbeständen erweitert, die es erlaubt, Geldvorräte, z.B. in Form von Safebags oder Münzrollen, die gesondert gelagert werden, mit in den Gesamtgeldfluss einzubeziehen
  • Es wurde eine Schichtenverwaltung für Kassenbestände implementiert, die den gesamten Prozess einer Kassenschicht, von Eröffnung über zwischenzeitliche Abschöpfungen oder Wechselgeld-Nachfüllungen bis hin zum Schichtenabschluss, lückenlos abbildet.
 Kassenführung
  • Es wurden spezielle Abschöpfmodelle für besondere Geldbestände (wie z.B. „Massenmünzeinzahlung“ bei der Entleerung von Automaten) aber auch spezielle Befüllungsmodelle (z.B. „manuelles Auffüllen“ bei Münzrecyclern) mit in die Servicefunktionen der Gerätesteuerung integriert.
  • Ein speziell erweitertes Web-Frontend bietet allen Beteiligten einen mittels Berechtigungsmodell maßgeschneiderten Zugang zu den jeweils relevanten Informationen und Servicefunktionen.
  • Abgerundet wird das Ganze durch ein flexibles Reporting-Modell, das speziell auf die Überwachung der Geldströme und zur Optimierung der Bargeldbevorratung und Bevorratungsprozesse ausgelegt ist.

Damit stellt CETIS-CH erneut unter Beweis, dass der ursprünglich gesetzte Anspruch, mehr zu sein als eine Steuerung für Cash-Geräte, durch die nunmehr vollständige Abbildung des Konzepts „Automatisierte Bargeldkasse“, voll erfüllt wird.

Die weitere Ausweitung auf andere Branchen ist bereits im Gange, und es bleibt abzuwarten, wann durch CETIS-CH ein Industriestandard gesetzt ist.

Ansprechpartner: Thomas Vogel; Turn on Javascript!