Die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten

Die technisch notwendigen Handgriffe zur vollständigen Einhaltung der regulatorischen Anforderungen bzgl. Aufbewahrung und Vernichtung können vielfältig sein.

Die Etablierung eines intelligenten Housekeepings ist einer diese Handgriffe. Es muss in der Lage sein, fachlich abgeschlossene Unterlagen zu erkennen und Änderungen der Archivierungsfristen berücksichtigen, die sich zwischen dem Zeitpunkt der Archivierung und der Vernichtung ergeben haben.

Darüber hinaus muss technisch gewährleistet sein, dass ein Abgleich zwischen der Kundenverwaltung und dem Archiv regelmäßig stattfindet, denn es gibt gesetzliche Anforderungen, die eine Beendung des Kundenverhältnisses als Auslöser für die Vernichtung vorgeben. Für manche Branchen existiert die Pflicht, dass Dokumente zum Vertragsende vernichtet werden müssen. Auch dafür ist eine Integration an ein Bestandsystem ein sicherer Weg.

Es muss nicht immer alles voll automatisch passieren. In Betrieben mit wenig Dokumentenaufkommen ist ein manueller Abgleich zwischen Kunden-, Vertrags- und dem DMS möglich und durchaus ein valider Ansatz. In modernen DMS Frontends kann der Lebenszyklus der Dokumente durch entsprechende Funktionalitäten autonom gehandhabt werden. 

Diese Funktionalitäten sind auch dann sinnvoll, wenn eine voll automatische Synchronisation besteht. Denn es ermöglicht dem Anwender selbst im Rahmen seiner Kompetenzen darüber zu entscheiden, ob Dokumente noch oder wieder fachlich relevant sind.

Wichtig ist dabei, die einzelnen Schritte der Archivierung zu kennen und die fachlichen Anforderungen abzubilden. Bei Vertragsende müssen die zugehörigen Dokumente geschlossen werden, bei Auflösung von Kundenbeziehungen sogar sämtliche den Kunden betreffenden Dokumente. Die Aufbewahrungsfristen von Kundenakten hängen direkt davon ab, wie hoch die längste Aufbewahrungszeit der enthaltenen Dokumente ist. 

Dabei ist die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten nur die halbe Miete. Es ist ein Irrglaube, durch die Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung auf eine papierhafte Aufbewahrung gänzlich verzichten zu können. Sicher ist bei der Einführung eines DMS nur, dass weniger Papier archiviert und gelagert werden muss. In erster Linie sind es Dokumente, die vom Kunden unterschrieben wurden und die Aufbewahrung der Unterschrift nicht zuletzt aus eigenem Interesse sinnvoll ist. Auch steuerrelevante Unterlagen werden meist papierhaft aufbewahrt sowie Dokumente mit offiziellen Siegeln von Anwälten und Notaren. Auch diesen Aspekt muss ein Dokumenten Management System zu genüge erfüllen können.

Spätestens wenn der eigene Aktenkeller aus allen Nähten platzt, gilt es zu handeln. Die Auslagerung der Digitalisierung und die Archivierung ist dabei ein großer Schritt, der ab Erreichen von bestimmten Volumina unausweichlich ist, aber auch Potential zur Kosteneinsparung hat. Doch an dieser Stelle ist eine Lösung im Produktbereich nicht mehr anwendbar, denn die zu lösenden Aufgaben dürfen durchaus als komplex bezeichnet werden. 

Es hängt von der Effizienz des DMS ab und wie es mit der Aufteilung des Prozesses umgehen kann. Der Import der Dokumente ist, ob nun TIFF oder PDF/A, noch eine der leichteren Aufgaben. Schwieriger wird es dann, wenn die digitalisierten Dokumente auch im externen Archiv wiederzufinden sein sollen. Spätestens an dieser Stelle wird ein funktionierender Workflow benötigt.

Große Dokumenten-Management-Systeme zeichnen sich durch eine möglichst nahtlose Integration in den bestehenden Arbeitsablauf aus. Die Antwort auf die Frage, an welcher Stelle ein DMS Workflow beginnt, ist gleichzustellen mit der Henne-Ei-Frage. Unsere Antwort lautet: Im DMS.

Als Beispiel wird der Ablauf aus einem unserer Kundenprojekte dargestellt. Bereits bei der Vorbereitung der Einreichung von Dokumenten zur Digitalisierung ist von den Anwendern ein Beiblatt auszudrucken. Das Ausfüllen der Formulare kann bereits vom DMS vorgenommen werden, sodass der Anwender lediglich neue Kunden Daten eingeben muss. Für die Digitalisierung und die anschließende Zuordnung sind in erster Linie Kunden- und Vertragsnummer wichtig. Diese Informationen können je nach Digitalisierungsverfahren als blanker Text oder aber auch in Barcode Form aufgedruckt werden. Der Vorteil von Barcodes ist, dass Sie maschinell fehlerfrei auslesbar sind und Zahlendreher vermieden werden. Die Hauspost stellt die Dokumente direkt dem Scandienstleister zu, der die Dokumente mit großen Industriescannern digitalisiert und mittels OCR Verfahren Metainformationen auslesen kann. Diese Metainformationen stammen sowohl aus den Barcodes als auch von den Formularen selbst, sodass handgeschriebene Kundennummern auch ausgelesen werden können. Ebenfalls erfolgt in diesem ersten Schritt bereits die angesprochene Kategorisierung der Dokumente, die definiert, ob es sich um Schriftverkehr, Verträge oder Legitimationspapier handelt. Nicht weiter benötigte Dokumente wie z.B. die zuvor angelegten Deckblätter werden in diesem Schritt bereits aussortiert. Ist die Erfassung vollständig, wandert das Dokument anschließend über Datei- oder Serviceschnittstellen zurück ins DMS. Parallel dazu wird im Workflow ein neuer Vorgang erzeugt, dem die neuen Dokumente zugeordnet werden. Die papierhaft aufzubewahrenden Dokumente werden ins Archiv geschickt.

Das DMS nimmt die Dokumente entgegen und führt eine Vorab-Archivierung durch. Die über den Scan-Kanal eingehenden Dokumente werden nicht direkt revisionssicher abgelegt, sondern müssen in dem Posteingangsbereich erst abschließend bearbeitet werden. Das ist notwendig, um Erkennungsfehler beim Scannen oder Erstellen der Beiblätter zu beheben. Außerdem müssen vor der Archivierung noch weitere Schritte durchgeführt werden, z.B. die Anlage von Kunden im Bestandssystem. Sind im Workflow System alle Vorbedingungen erfüllt, können alle Dokumente zu einem Vorgang revisionssicher archiviert und der Vorgang abgeschlossen werden.

Bei der Ablage im DMS werden noch weitere Prüfungen auf Konsistenz und der verwendeten Kategorisierung durchgeführt. Abhängig von der Kategorie werden auch die Aufbewahrungszeiten gesetzt und - wenn nötig - die Dokumente bereits bei der Archivierung als fachlich nicht relevant gekennzeichnet. Auch entscheidet das DMS darüber, ob Dokumente überhaupt archiviert werden müssen oder gar im temporären Eingangsbereich liegen bleiben. Dieses Zwei-Schritt Verfahren erlaubt es, dass sich das Workflow-System nicht um die Archivierungsvorgaben kümmern muss sondern die Verantwortung alleinig dem DMS obliegt. Danach sind die Dokumente vollständig archiviert und können bei Bedarf wieder angezeigt werden. Die vollständig korrekten Daten werden an das Papierarchiv weitergegeben, wo die eingescannten Dokumente den elektronischen Daten zugeordnet werden.

Bei der Recherche stehen zwei Wege zur Auswahl. Der erste Weg ist der Zugriff auf das Archivsystem mittels der vom Hersteller verwendeten Tools. Da diese in der Regel sehr technisch geprägt sind, ist der Einsatz von einem angepassten Frontend sinnvoll. Als Webanwendung lässt sich ein Recherche Tool kostengünstig allen Anwendern zur Verfügung stellen und bietet damit State-Of-The-Art Technologie, mit der flexibel fachlichen Anforderungen entsprochen werden kann. 

Die Basis-Funktionalität des Frontends bietet die Suche im Bestand und die Anzeige der Dokumente. Darüber hinaus gibt es weitere sinnvolle Funktionen, wie das bereits anfangs erwähnte Erstellen von Beiblättern, mit denen neue Dokumente zu bestehenden Kunden eingescannt werden können. Will der Anwender neue Dokumente archivieren, kann er auch über eine Import-Funktion im Frontend direkt Dokumente in die Akte einstellen. Für manche Vorgangsbearbeitungen sind die papierhaften Unterlagen notwendig und somit die Integration eines Bestellprozesses für die physikalische Akte im Archiv eine praktische Funktion. 

Das Archiv wird so zentraler Bestandteil einer Unternehmensinfrastruktur und lässt sich durch die Anbindung interner Anwendungen immer mehr aufwerten. Wichtig dafür ist, dass für alle Konsumenten geeignete Schnittstellen zur Verfügung stehen um Dokumente direkt abzulegen, einen Workflow zu unterstützen oder um Dokumente zu recherchieren. Die Einführung eines „Aktenregelwerks“ zur Verwaltung der Kategorien und Archivierungsrichtlinien erlaubt eine bereichsübergreifend einheitliche Sicht auf die regulatorischen Anforderungen und sorgt für Struktur.

S&N ist Ihr starker Partner in diesem Bereich und bietet langjährige Projektkompetenz im Bereich DMS und OMS. Durch die nahe Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT in den vergangenen Kundenprojekten kennen wir die Anforderungen beider Seiten und können Sie vereinen.

Ein wesentlicher Aspekt der elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten ist die Steuerung von Aufbewahrungs- und Vernichtungszeiten. Die Einhaltung der vom Gesetzgeber und BaFin vorgegebenen Zeiträume für die Aufbewahrung ist ebenso wichtig wie die anschließend verbindliche Löschung der elektronischen und physikalischen Dokumente. Auf dieses sensible Thema findet sich in den Broschüren der etablierten Anbieter oft keine ausreichende Antwort.

Unsere Erfahrungen im DMS Umfeld zeigen, dass ein einfaches System zur Verortung der Dokumente der Einstieg in die fristgerechte Aufbewahrung von Dokumenten ist. Über eine für den Nutzer möglichst verständliche und praxisnahe Gestaltung von Kategorien, können die Archivierungsrichtlinien bereits beim Erfassen der Dokumente im System festgelegt werden. Denn durch die direkte Verknüpfung von Kategorien mit Archivierungsrichtlinien wird dem Anwender die Entscheidung über die Dauer der Aufbewahrung stark vereinfacht. Dem Nutzer hilft dieses Ablageverfahren auch beim Recherchieren seiner Dokumente. 

Wird ein solches System im Unternehmen gelebt, bedarf es technisch zwar trotzdem einiger Handgriffe, aber der Grundstein zur Entsprechung der regulatorischen Anforderungen ist gelegt.

Ansprechpartner: Stephan Watermeyer; Turn on Javascript!