Output Management as a Service bei der RSB-Bank

Die Gesellschafter der RSB Retail+Service Bank GmbH haben in 2012 eine Kapitalerhöhung durchgeführt, um die Rahmenbedingungen für die Expansion im Zentralregulierungsgeschäft zu schaffen. Parallel wurden Investitionen in die technische Abwicklung der Zentralregulierung vorgenommen, um den Kunden und Geschäftspartnern effiziente, flexible und moderne Lösungen anbieten zu können.

Seit mehr als 60 Jahren zählt die Zentralregulierung für Händler und Lieferanten von Verbundgruppen zur zentralen Kompetenz der RSB-Bank GmbH. Als Zentralregulierungsbank verbindet die RSB-Bank den Einzel- und Großhandel mit den Vertragslieferanten über eine zentralisierte Beleg- und Zahlungsabwicklung, der Absicherung von Risiken, Bonitätsüberprüfungen und mit zusätzlichen Dienstleistungen.

Für die Erneuerung der zentralen, technischen IT-Plattform wurden die SAP Systeme vollständig renoviert und erneuert. Durch intensive Zusammenarbeit des Fachbereichs und der SAP Integratoren konnten die Anforderungen der Zentralregulierung mit dem SAP Systemen Agentur und FI umgesetzt werden.

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Ein wichtiger Baustein im Angebot der Zentralregulierung bildet die periodische Zusammenstellung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen. Je nach Wunsch können sich die Kunden die Dokumente auf dem Postweg als Brief zustellen lassen oder im Rechnungsportal online abrufen. Auch bietet die RSB-Bank Ihren Verbänden und Organisationen weitere Services wie z.B. die Verarbeitung von Beilagen an.

Hatte die RSB-Bank bisher alle Kundendokumente und Korrespondenzen auf eigenen Druckern ausgedruckt und weiterverarbeitet, so sollte im Zuge der Erneuerung der Abwicklung eine flexible Output Management Lösung eingeführt werden. Beginnend ab der Datenzulieferung durch die RSB-Bank sollte die neue Lösung alle Schritte der Layout-Erstellung, des Formatierens, der Werbesteuerung bis hin zur Post-Zustellung übernehmen.

Im Detail wurden die Anforderungen für die einzelnen Prozessschritte aufgenommen und gemäß dem Bedarf der RSB bewertet und priorisiert. Die Grafik oben zeigt einige Anforderungen.

Partnerauswahl für die Output Management Services der Bank

RSB 2Ein klares Bild von den Anforderungen bildete die Basis für die Suche nach einer geeigneten Lösung und nach geeigneten Partnern für die Bereitstellung der Ouptut Management Service Dienstleistungen. Nach einigen Evaluierungen, Gesprächen und Werksbesichtigungen konnte S&N für die RSB-Bank eine Lösung bereitstellen, die auf der Grundlage eines Wertschöpfungsnetzwerks beruht und die Vorteile aller Partner vereinigt. Diese Verbundlösung bietet S&N als Output Management as a Service an. Sie basiert auf dem flexiblen Produkt docFamily der Firma Assentis Technologies und den Produkten eines Druck-, Kuvertier- und Versanddienstleisters.

Das Produkt docFamily

DocFamily ist eine umfassend integrierte Software-Lösung, um personalisierte und dynamisch erstellte Geschäftsdokumente zu entwerfen, zu produzieren und zu publizieren. Diese Software-Familie besteht einerseits aus Komponenten für die Entwicklung und das Testen von Dokumentenvorlagen, andererseits aus Komponenten für die Laufzeitumgebung und den Betrieb.

Ein zentrales Repository DocRepo übernimmt die Verwaltung der Dokumentvorlagen, Grafiken und Textbausteine und gewährleistet so die Nachweisbarkeit der jeweils genutzten Versionen.

DocWrite ist eine Web-Anwendung, mit der Kunden eigenständig Formulare erstellen und anpassen können.

Mit der Assentis Technologies AG hat S&N einen Partner gewonnen, der mit seinen Produkten rundum den Bereich „Geschäftsdokumente“ das Leistungsportfolio von S&N ideal erweitert. Das in der Schweiz ansässige Unternehmen entwickelt Software für die Erstellung und Optimierung von interaktiven Formularen und Massendokumenten im Privat- und Geschäftskundenbereich. In Abhängigkeit des jeweiligen Geschäftsprozesses eröffnet es dem Anwender neue Wege für die Erstellung von kundenorientierten Dokumenten und damit zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten.

Das Integrationsprojekt und die Herausforderungen

Die Umsetzung und die Ziele waren von Beginn an klar. Im ersten Schritt galt es die bestehenden Formulare an das neue SAP System anzubinden. Dazu waren die notwendigen und variablen Felder in den Dokumenten zu identifizieren und mit den vom SAP System gelieferten Werten zu füllen.

 RSB 3Doch genau hier galt es einige Herausforderungen zu meistern.

Für die Anforderungen der RSB wurde das Standard SAP Agentursystem stark individualisiert. Diese Anpassungen führten dazu, dass bei der Datenextraktion einige Überlegungen erforderlich waren, um alle notwendigen Daten für die Verarbeitung von Gutschriften, Rechnungen und Mahnungen zu erhalten.

Nach entsprechenden Transformationen werden die Daten als XML-Struktur an die Input-Schnittstelle des Output Management Systems übergeben.

Sehr früh konnte das Layout der Dokumente erstellt und vom Kunden abgenommen werden. Hier zeigte sich insbesondere die Flexibilität des Layout-Editors von docFamily. Dieser lässt sich vollständig über einen gängigen Browser bedienen und ist für eine direkte Kundennutzung ausgerichtet. Alle verwendeten Formulare, Grafiken und Textbausteine werden in einem zentralen Repository abgelegt und über einen definierten Workflow bearbeitet und freigeben. 

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Die Auftragsverwaltung für die Formatierung, die Preview der Dokumente und die Freigabe für den Druck und Versand steuert die RSB über eine Browser-Oberfläche. Für das gesamte System wird keine Softwareinstallation benötigt.

Der gesamte Service wird über eine „private Cloud“ angeboten. Diese basiert technisch auf einer virtualisierten Serverumgebung eines Apache / Tomcat Application Servers auf Linux und einem WebDav Filesystem für den Dateiaustausch.

Der gesamte Produktionsbetrieb mit der Datenzulieferung vom SAP-System, der Transformation, der Verarbeitung in OMS mit docFamily, die Dokumentenprüfung und die anschließende Weiterleitung für Druck, Kuvertierung und Versand wurde Mitte Mai erfolgreich aufgenommen. Bisher wurden über 10.000 Seiten an den geplanten drei periodischen Druckterminen vom neuen System bearbeitet.

„Mit dieser Lösung konnten unsere Ziele eines nutzungsbasierten Preismodells, der Einstieg mit kleinen Mengen und eine flexible Skalierung bei gleichzeitigem Full Service Angebot für Betrieb und Integration voll erreicht werden. Das System bietet die Basis für ein erweitertes Angebot der RSB-Bank.“ erklärt Mike Ebert – EDV/IT Organisation der RSB-Bank.

In einer zweiten Stufe sollen Erweiterungen am System vorgenommen und weitere Dokumente und eine Beilagen-Steuerung aufgenommen werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Die S&N AG erstellt für Sie gerne ein kombiniertes Software- und Dienstleistungsangebot zur Document Composition unter besonderer Berücksichtigung Ihrer Anforderungen und Ziele. Sprechen Sie uns an.

Ansprechpartner: Horst Merschjohann; Turn on Javascript!

Produktlogo: Document Composition System OMS