Den Bargeldfluss im Griff mit CETIS Backoffice Cash Station

Die umfassende Cash Management Lösung für Bargeld innerhalb und außerhalb von Bargeldsystemen

In Branchen und Industrien, deren Kerngeschäft durch einen hohen Anteil an Bargeldtransaktionen geprägt ist, ist die Automatisierung der Bargeldverarbeitung und damit die Verlagerung von manuell bedienten Bargeldkassen hin zu automatisierten Kassenlösungen weiter auf dem Vormarsch. Die typische „Hauptkasse“ oder „Zentralkasse“, geprägt durch personalintensive Bargeldbearbeitung, wird mehr und mehr ersetzt durch Cash Recycling Systeme, die in Verbindung mit passgenau an die Abläufe und Prozesse des Kunden angepasste Lösungen die Kassenabläufe im Hintergrund steuern und so den Personal- und Zeitaufwand für diese Arbeitsschritte erheblich verringern bei gleichzeitig deutlichem Zugewinn an Sicherheit. Hier hat S&N mit dem Standardprodukt CETIS in Verbindung mit der breiten Hardware-Produktpalette von Wincor Nixdorf in den letzten Jahren eine Lösung etabliert, die in Sachen Automatisierung kaum Wünsche offen lässt.

Doch damit ist noch nicht alles erreicht, was den Nutzern wünschenswert erscheint. In einigen Nutzergruppen, insbesondere im Handelsbereich, stellt sich die Situation so dar, dass zwar ein Großteil der Backoffice-Kassentätigkeiten auf Automaten verlagert werden können, es aber technisch, organisatorisch und aus Kostengründen gar nicht möglich ist, alles Bargeld, das in einem Haus zirkuliert, in Automaten zu bearbeiten. Ein Großteil des Bargeldes liegt außerhalb von Automaten bzw. bewegt sich zwischen Lagerorten, die nicht automatisierbar sind. Aber gerade diese Bestände im Überblick zu behalten und diese Geldbewegungen zu überwachen, wäre das hohe Ziel und letztendlich die Abrundung der Automatisierung im Cash Management.

S&N hat sich dieser Herausforderung gestellt und das Produkt CETIS um ein Set von Funktionen erweitert, das die beschriebenen Anforderungen abbildet.

Mit CETIS alle Bestände und Bewegungen im Griff behalten

CETIS

Die Anforderungen an eine in dieser Richtung erweiterte Lösung sind anspruchsvoll. Hier zunächst ein Überblick:

  • Vollständige Kontrolle des gesamten Bargeldbestandes an einem Standort
    Alle Teilbestände von Bargeld, die an einem Standort gelagert sind, müssen in die Überwachung und Betriebsführung einbezogen werden, insbesondere auch die außerhalb von Bargeldsystemen. Dazu zählen auch alle Kassenbestände in „herkömmlichen“ Kassensystemen. Das können beispielsweise sein: der Barbestand einer Kassenschublade oder der dort vorhandene Vorrat an Münzrollen, alle Bestände, sowohl Einnahmen als auch Wechselgeld in Verkaufs und Spielautomaten aber auch in Zugangskontrollsystemen mit Barzahlung (allen bekannt: die berühmten Sanifair-Drehkreuze an Autobahnraststätten), Tresore zur Zwischenlagerung von Wechselgeldvorrat nach Belieferung durch ein Werttransport-Unternehmen (WTU) oder abgeschöpfte Bareinnahmen, bevor das WTU sie entsorgt.

  • Vollständige Kontrolle des gesamten Bargeldflusses an einem Standort
    Alle Geldbewegungen, die sich nun zwischen diesen Lagerorten abspielen oder auch zwischen einem dieser Lagerorte und den in das Gesamtsystem natürlich integrierten Cash Recycling Systemen müssen lückenlos dokumentiert werden und rückverfolgbar sein. Das beginnt bei der Belieferung mit Wechselgeld, beinhaltet dessen Weiterverteilung an die einzelnen oben genannten Orte und endet mit der Kontrolle des Rückflusses der Einnahmen und deren Abtransport durch das WTU. Dadurch hat man zum einen permanent den gesamten Barbestand im Überblick und gewinnt zum anderen aus der statischen Bewertung dieser Bargeldbewegungen wichtige Erkenntnisse zur Optimierung z.B. des Wechselgeldbedarfs oder der Beliefer- und Entsorgungsrhythmen durch das WTU.

  • Automatisierung / Teilautomatisierung von Backoffice-Bargeldprozessen
    Durch das Zusammenspiel von Cash Recycling Systemen mit manuell geführten Beständen lassen sich Teilprozesse automatisieren. Das betrifft die automatisierte Ausgabe/Vorbefüllung von Wechselgeld-Laden bei einer Kasseneröffnung, den automatisierten Kassenabschluss mit Zählung, Echtgeldprüfung und automatischem Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem, die Nachversorgung mit Wechselgeld, die Möglichkeit zur Zwischenabschöpfung und vieles mehr.

  • Einbindung von Werttransportunternehmen und Banken in die Bargeldlogistik
    Die Organisation und Koordination der Zusammenarbeit mit diesen für das Bargeldgeschäft unerlässlichen Partnern ist ebenfalls Teil des Gesamtlösungskonzepts. So wird Wechselgeldbedarf anhand von Hochrechnungen, die auf im CETIS System automatisch angesammelten historischen Erfahrungen beruhen, ermittelt und ebenfalls automatisch ein Bestellvorschlag erzeugt oder gleich die Bestellung ausgelöst. In Zusammenarbeit mit einer Bank können vereinnahmte Gelder an diese gemeldet werden. Die Bank sorgt dann für eine taggleiche Wertstellung und damit für eine frühzeitige Verfügbarkeit des Bargeldes für den Geschäftsverkehr noch vor der Entsorgung durch das WTU.

Die Backoffice Cash Station: Eine komplexe Infrastruktur

Es werden unterschiedliche Bargeld-Lagerorte unterstützt und dort stehen folgende Dienste zur Verfügung:

An der Backoffice Cashstation

Befüllung / Entleerung der automatischen Transportbehälter

Die Transportbehälter (Noten) der automatischen Kassen werden hier entleert / befüllt, ohne dass das Geld in manuellen Zugriff gelangt.

Abschöpfungs- und Wechselgeldfunktionen für manuelle Kassen und Automaten

Für manuelle Kassen und Automaten mit Geldbestand werden SB-Funktionen zur Abschöpfung, Entleerung, Befüllung und Wechselgeldversorgung bereitgestellt.

Befüll- und Entnahmefunktionen für Tresore

zur Befüllung und Entnahme von Geld in klassischen Tresoren werden Dialogfunktionen bereitgestellt. Zudem sind Umlagerungen zwischen der Cash Station und den Tresoren möglich, auch mit mehreren Tresoren parallel.

Integration der Fachverfahren und Hintergrundsysteme

Alle Bargeldvorgänge, die an der Backoffice Cash Station abgewickelt werden, werden automatisch an das jeweils zuständige Hintergrundverfahren weitergeleitet.

An einer automatisierten Bargeldkasse

Automatisierte Kassierfunktionen

Der Kassierer hat keinen Zugriff auf das Bargeld. Einzahlung und Wechselgeldentnahme werden vom Kunden selbst durchgeführt.

Noten-Abschöpfung

Der aktuelle Notenbestand wird auf einen vorgegebenen Wechselgeld-bestand reduziert, indem mit Hilfe eines automatischen Transportbehälters die überschüssigen Noten an der Backoffice Cash Station entsorgt werden.

Befüllung mit Wechselgeld

Nachzufüllendes Wechselgeld (Scheine und Münzen) werden über automatische Nachfüllbehälter zur Kasse gebracht und einsortiert ohne manuellen Zugriff auf das Bargeld.

Komplettentleerung

Bei Bedarf kann die automatisierte Kasse komplett entleert werden. Die Scheine über den automatischen Transportbehälter, die Münzen manuell.

Am klassischen Kassenplatz

Manuelle Kassierfunktionen

Die klassischen Kassiervorgänge bleiben unverändert.

Noten-Abschöpfung

Zur Abschöpfung werden Noten manuell entnommen und in der Backoffice Cash Station eingezahlt. Dabei wird diese Einzahlung der entsprechenden Kasse zugeordnet.

CETIS

Befüllung mit Wechselgeld

Zu befüllendes Wechselgeld (Scheine und Münzen) werden über Ausgabefunktionen der Backoffice Cash Station entnommen und manuell einsortiert, sowohl die Erstbefüllung zum Schichtbeginn als auch Auffüllmengen während der Schicht.

Komplettentleerung / Kassenabschluss

Der gesamte Bestand wird in der Backoffice Cash Station eingezahlt und verwahrt. Auch nicht einzahlbares Geld (z.B. Rollen) werden verwaltet.

Für Tresore und Automaten

Befüll- und Entnahmefunktionen

Für Tresore stehen neben den Befüll- und Entnahmefunktionen an der Backoffice Cash Station auch entsprechende Dialogfunktionen per Web Frontend an Verwaltungsarbeitsplätzen bereit. Damit wickelt man auch Bestandsveränderungen ab, die nicht in Verbindung mit der Cash Station durchgeführt werden.

Tresorbestände können nicht nur aus Scheinen und Münzen, sondern auch aus Münzrollen, Notenbündeln oder Safebags mit individuellem Inhalt bestehen.

Abschöpfungsfunktionen für Automaten

für Automaten, bei denen das abgeschöpfte Geld nicht direkt in die Cash Station eingelagert werden soll oder kann, werden per Web Frontend entsprechende Dialogfunktionen bereitgestellt, um das abgeschöpfte Geld in einem Tresor einzulagern.

Umlagerungsfunktionen

Bargeld kann zwischen Tresoren „umgelagert“ werden. Damit ist das Weitergeben eines Wechselgeldvorrats z.B. an einen andern Standort des gleichen Unternehmens abbildbar.

Fazit

Kein Bargeldbestand bleibt unberücksichtigt, keine Geldbewegung undokumentiert. Das Ziel „Bargeldfluss im Griff“ ist damit in hohem Maße erreicht. Und dies zeigen auch die Praxiseinsätze bei Kunden, mit denen zusammen dieses Konzept erarbeitet und weiterentwickelt wurde. Aber auch hier gilt: Aus der täglichen Nutzung erwachsen neue Ideen, das Gesamtkonzept weiter abzurunden und in vielen kleinen und großen Alltagsbelangen zu verfeinern. Und deshalb bilden regelmäßige Gespräche mit unseren Nutzern die wichtigste Basis, die Backoffice Cash Station passgenau weiterzuentwickeln.

Ansprechpartner: Thomas Vogel; Turn on Javascript!