Von Microsoft-Outlook direkt ins SAP-Archiv

Als SAP-Anwender/in kennen Sie sicherlich folgenden Fall: Einer Ihrer Kunden schickt Ihnen per E-Mail wichtige Informationen z.B. zu einer Bestellung. Nun wäre es natürlich äußerst komfortabel, diese Informationen direkt aus MS-Outlook zur betreffenden Bestellung im SAP Archiv ablegen zu können. Die SAP-Standardlösung, bei der Sie die Dateien zunächst lokal abspeichern müssen, um sie anschließend in der SAP-GUI über die Funktion „Dienste zum Objekt“ in der betreffenden Bestellung ins Archiv hochzuladen, ist altmodisch, unkomfortabel und zeitaufwendig.

Um Ihnen Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, hat S&N mit insTRA@Outlook ein Plug-In für Microsoft Outlook entwickelt, welches es Ihnen ermöglicht, E-Mails und deren Anhänge direkt aus MS Outlook heraus zum betreffenden Objekt (z.B.: Bestellung) im SAP Archiv abzulegen!

Technische Details

SAP bietet die Möglichkeit, zu sogenannten Business Objekten wie z.B. Equipment oder Bestellung, Dokumente im SAP-Archiv abzulegen. Dabei wird im SAP-Customizing hinterlegt, welche Dokumentarten pro Business Objekt für die Archivablage zulässig sind (z.B. MSG, PDF, DOCX), bzw. auf welchem Archiv diese abgelegt werden sollen. Diese Technologie ist über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle spezifiziert und wird seit Jahren von S&N bei der elektronischen Akte von insTRA und fleet@insTRA verwendet.

Mit insTRA@Outlook hat S&N eine Schnittstelle zwischen MS Outlook und SAP geschaffen, bei der alle SAP-Standards bzgl. Berechtigungen und ArchiveLink-Technologie eingehalten werden.

insTRA@Outlook im Einsatz

Nach der Installation von insTRA@Outlook müssen Sie einmalig Ihre SAP-Benutzerdaten im Plug-In hinterlegen. Wenn Sie nun eine E-Mail in Outlook öffnen, sehen Sie das Plug-In unterhalb der geöffneten E-Mail.

>Outlook 1

Die E-Mail wird von insTRA@Outlook im Bereich „Dateien“ als  MSG-Datei angezeigt. Der vorgeschlagene Dateiname lautet wie der Betreff der E-Mail, kann aber umbenannt werden. Alle Anhänge der E-Mail werden ebenfalls aufgelistet.

Nachdem Sie nun im Bereich „Zuordnung“ festgelegt haben, zu welchem Business Objekt Sie die Dateien ablegen wollen (in obigem Beispiel zur Bestellung), können Sie über objektspezifische Suchkriterien die betreffenden Objekte einschränken. So ist es möglich, bei der Bestellung nach der Bestellnummer oder dem Lieferanten zu suchen und beim SAP-Equipment z.B. nach dem Kfz-Kennzeichen. Selbstverständlich wird auch eine Mehrfachselektion unterstützt. So können Sie beispielsweise die geänderten AGBs eines Lieferanten mit einem Knopfdruck zu allen Bestellungen zum betreffenden Lieferanten ablegen. Bei den insTRA- und fleet@insTRA-Objekten können Sie zusätzlich auch noch den Ablageordner in der elektronischen Akte wählen.

Wie bereits erwähnt, werden im SAP-Customizing die für das Archivsystem von Ihnen zugelassenen Dokumentarten pro Business Objekt hinterlegt. Enthält eine E-Mail ein Dokument mit einer nicht zulässigen Dokumentart, wird dies von insTRA@Outlook erkannt und die betreffende Zeile wird grau hinterlegt. Die Upload-Checkbox kann nicht angeklickt werden, die Datei kann wegen der Archiveinstellungen nicht abgelegt werden.

Bei allen von Ihnen zugelassenen Dokumentarten können Sie durch Setzen oder Entfernen der Häkchen in der Checkbox „Up-load“ bestimmen, ob das Dokument abgelegt werden soll oder nicht. Über den Button „Dateien hinzufügen“ haben Sie zudem die Möglichkeit, bereits auf Ihrem Rechner abgelegte Dokumente ebenfalls zum gewünschten Objekt hinzuzufügen. Durch Klick auf den Button „Übertragen“ werden die Dateien zu den gewählten Objekten im SAP Archiv abgelegt.

Direkter Zugriff auf die Dokumente im SAP Archiv

Selbstverständlich können Sie über die Funktion „Dienste zum Objekt“ in der SAP GUI auf die abgelegten Dokumente direkt zugreifen.

Outlook 2

Das Plug-In insTRA@Outlook unterstützt die SAP Standard Business Objekte „MM-Bestellungen“ und „SAP Equipments“. Es kann aber auch jedes andere SAP Business Objekt in insTRA@Outlook integriert werden.

Anbindung an insTRA und fleet@insTRA

In den S&N Produkten insTRA und fleet@insTRA wird selbstverständlich auch die Ablage von E-Mails mit ihren Anhängen zu verschiedenen fachspezifischen Business Objekten unterstützt.

Im Versicherungsmanagementsystem insTRA können Mails und Anhänge in die elektronische Akte zu den folgenden Objekten abgelegt werden: Policen-Management, Anmeldung, Schadenmanagement, Objektverwaltung, insTRA-Versicherungsnehmer.

Bei der Flottenmanagement-Lösung fleet@insTRA werden SAP Equipments, Tankkarten, Leasingverträge, fleet-Fahrzeuge und Fahrer unterstützt.

Das Plug-In insTRA@Outlook steht sowohl für Microsoft Outlook® 2007 als auch für Microsoft Outlook® 2010 zur Verfügung.

Ansprechpartner: Michael Schwandner; Turn on Javascript!