Bedarfsgerechte Befüllung von Geldautomaten

Kosteneinsparung durch Automatisierung von Prozessen des Bargeldkreislaufs

CineoDer Gesamtaufwand für Bargeld-Handling (Cash-Handling) beträgt in Deutschland mehrere Milliarden Euro im Jahr. Kosten können in diesem Bereich dadurch eingespart werden, dass die Prozesse des Bargeldkreislaufs automatisiert werden. Cash-Handling betrifft verschiedene wirtschaftliche Bereiche. Dieser Artikel bezieht sich auf Cash-Handling in Verbindung mit Geldautomaten im Non-Banking Bereich.
Aus wirtschaftlichen Gründen ist es wichtig, diese Geldautomaten bedarfsoptimiert zu befüllen. So lassen sich Kosten einsparen, insbesondere dadurch, dass sich zusätzliche Zinserträge sichern lassen. Es ist jedoch zu beobachten, dass Entscheidungen bezüglich der Befüllung und Entleerung von Geldautomaten oftmals anhand von Erfahrungen und Bauchgefühl getroffen werden. Fallen nun die entscheidenden Personen aus, so ist es sehr schwer, Ersatz zu finden, da das notwendige Know-how und die Erfahrungen in der Regel nicht bei anderen Personen vorhanden sind.
Bei einer bedarfsoptimierten Befüllung von Geldautomaten muss auf der einen Seite eine maximale Bargeldverfügbarkeit sichergestellt werden, sodass jederzeit ausreichend auszahlbares Geld vorrätig ist und Kundenwünsche erfüllt werden können. Auf der anderen Seite sollen in dem Zusammenhang aber die Kosten so gering wie möglich gehalten werden.
Kosten bei der Befüllung von Geldautomaten entstehen einerseits durch hohe Geldbestände in den Automaten. Denn diese Bestände gehören zu dem gebundenen Kapital eines Unternehmens, durch welches Zinserträge verloren gehen. Andererseits entstehen Kosten durch die Werttransporte. Deshalb sollte die Anzahl der Transporte möglichst gering gehalten werden.
Im folgenden wird ein Konzept für eine Anwendungssoftware vorgestellt, durch das eine bestehende Anwendung zur Befüllung von Geldautomaten optimiert wird. Das Konzept soll die Administratoren von Geldautomaten befähigen, den eigenen Bedarf möglichst genau zu ermitteln und dann dementsprechend die Befüllung der Automaten zu planen. Mit der Anwendung soll der Geldbedarf für einzelne Tage und Wochen möglichst einfach und dennoch möglichst genau berechnet werden können. Mithilfe der festgestellten Bedarfsmengen sollen dann die Ermittlungen des Bestelltermins, der Bestellmenge und des Liefertermins automatisiert werden.

Bedarfsermittlung mit Hilfe unterschiedlicher Kategorien

BedarfsermittlungUm die Geldautomaten bedarfsgerecht zu befüllen, muss zunächst der zukünftige Bedarf an Geld ermittelt werden. Dazu werden zur Bedarfsermittlung unterschiedliche Wege gegenüber gestellt. Die Ermittlung mit Hilfe unterschiedlicher Tages- und Wochenkategorien stellte sich als am geeignetsten dar.

Hierbei werden einerseits Tageskategorien, aber auch Wochenkategorien definiert. Zu einer Kategorie wird immer der Bedarf festgelegt.
Tageskategorien können zum Beispiel für normale Arbeitstage, Tage am Wochenende oder für Feiertage festgelegt werden. Bei den Wochenkategorien ist es ähnlich, diese können beispielsweise für eine normale Woche, für Wochen in den Ferien oder für Wochen in der Vorweihnachtszeit definiert werden.
Es werden beliebig viele Kategorien festgelegt und diese dann einzelnen Tagen oder Wochen zugeordnet. Eine Wochenkategorie wird als Standard hinterlegt, damit auch in Zeiten, an denen der Bedarf nicht direkt zugeordnet wird, immer ein Bedarf zugeordnet werden kann. Das ist wichtig für die weiteren Berechnungen. Es ist zu erkennen, dass das in dieser Variante vorgestellte Konzept sehr flexibel ist und Ausnahmesituationen angemessen erfassen kann. Gleichzeitig ist auch ersichtlich, dass hier mit wenig Zeitaufwand der Bedarf recht genau erfasst werden kann.

Bestelltag ermitteln

Um einen Geldautomaten bedarfsgerecht zu befüllen, muss der optimale Bestelltag ausfindig gemacht werden. Konkret wird ermittelt, an welchen Tagen es für den Benutzer der Anwendung wirtschaftlich effektiv ist, eine Bestellung aufzugeben.
Um diesen Tag zu ermitteln, müssen Daten über die Bestellvorlaufzeit des Werttransportunternehmens (WTU), Arbeitstage, an denen eine Bestellung aufgegeben, und Wochentage, an denen geliefert werden kann, mit einbezogen werden. Die Daten bezüglich dieser Gegebenheiten können in einer Konfigurationsdatei hinterlegt werden.
Um nun den wirtschaftlich effektivsten Tag für eine Bargeldbestellung zu ermitteln, wird zunächst davon ausgegangen, dass es am effektivsten ist, am spätestmöglichen Tag zu bestellen. Dieses resultiert daraus, dass möglichst wenig Kapital bei der Bereitstellung einer für den Bedarf ausreichenden Geldmenge gebunden sein soll. Andererseits entsteht dadurch aber auch der Vorteil, dass die Bestellmenge am genauesten zu benennen ist.
Der Ablauf dieser Bestellterminermittlung wird mit Hilfe eines Beispiels nochmal verdeutlicht.
In einer Konfigurationsdatei werden beispielsweise folgende Daten hinterlegt:

  • Bestellvorlaufzeit des WTU: zwei Tage
  • Liefertage des WTU: Dienstag und Donnerstag
  • Tage an denen bestellt werden kann: Montag – Freitag

Es wird davon ausgegangen, dass heute Mittwoch, der 07.08.2013 ist. Der nächste mögliche Liefertag wäre dann nach den in der Konfigurationsdatei hinterlegten Daten Donnerstag, der 08.08.2013. Da bis zu diesem Tag jedoch keine zwei Tage Bestellvorlaufzeit mehr eingehalten werden können, fällt der Termin für weitere Planungen weg. Der darauf folgende mögliche Liefertermin ist Dienstag, der 13.08.2013. Bei diesem Termin ist die Bedingung erfüllt, dass noch mindestens zwei Tage bis zur Bestellung vorliegen müssen. Somit ist Dienstag, der 13.08.2013 der nächstmögliche Liefertermin, zu dem bestellt werden kann.
Da wie oben beschrieben immer der spätestmögliche Bestelltermin gesucht wird, wird zu dem ermittelten Liefertermin nun der Bestelltermin ausfindig gemacht, der genau zwei Tage (Vorlaufzeit des WTU) vor ihm liegt. Dies bedeutet für das angeführte Beispiel, dass Freitag, der 09.08.2013 der spätestmögliche Bestelltermin ist.
Um entscheiden zu können, ob aktuell eine Bestellung aufgegeben werden sollte, muss nun noch abgeglichen werden, ob der spätestmögliche Bestelltermin mit dem aktuellen Tag übereinstimmt. In dem vorliegenden Beispiel würde der 07.08.2013 mit dem 09.08.2013 verglichen. Da diese Tage nicht übereinstimmen, liegt am 07.08.2013 kein Bestelltermin vor.
Diese Prüfung wird täglich vom System durchgeführt. Es würde in dem vorliegenden Beispiel das nächste Mal am Freitag, dem 09.08.2013 einen Bestelltag identifizieren.

Bestellmenge berechnen

Nachdem die Bedarfsmengen und der Bestelltag ermittelt worden sind, müssen nun noch die Bestellmengen für die Bestelltage ermittelt werden.
Um die Liefermenge berechnen zu können, muss zunächst der Zeitraum identifiziert werden, für den der Geldvorrat angefordert werden soll. Um diesen benennen zu können, werden die Daten des nachfolgenden Liefertermins mit einbezogen, da bis zu diesem Termin der Bedarf gedeckt sein muss.
Im Folgenden wird wieder das Beispiel aus dem vorhergehenden Unterkapitel aufgegriffen, um den Vorgang des Berechnens der Bestellmenge zu verdeutlichen.
Der Tag, an dem bestellt werden sollte, war Freitag, der 09.08.2013. Der übernächste Liefertermin wäre somit Donnerstag, der 15.08.2013. Die Bestellmenge muss den Zeitraum ab dem Bestelltag bis zum nachfolgenden Liefertermin abdecken.

Geldfluss

Es gibt nun zwei Möglichkeiten diesen Zeitraum einzugrenzen. Entweder wird der Bestelltag mit einbezogen oder aber der Liefertermin, bis zu dem der ermittelte Zeitraum reicht, wird berücksichtigt. Diese Einstellung wird in einer Konfigurationsdatei vorgenommen.
Aus dem vorher angeführtem Beispiel ergeben sich somit zwei mögliche Zeiträume, um den Bedarf zu ermitteln. Es könnte der Bedarf vom 09.08.2013 bis zum 14.08.2013 ermittelt werden oder aber der Bedarf vom 10.08.2013. bis zum 15.08.2013.
Für die weitere Berechnung werden nun noch die zuvor festgelegten Bedarfsmengen hinzugezogen.
Zur Berechnung der Bestellmenge werden die Bedarfsmengen der einzelnen Tage des ermittelten Zeitraums addiert. Von der Summe wird der aktuelle Bestand, der sich im Geldautomat befindet, subtrahiert und die in der Konfigurationsdatei festgelegte Reserve hinzugefügt.
Dadurch ergibt sich folgende Formel:

Das hier vorgestellte Konzept wurde in unserem Produkt CETIS CH umgesetzt und trägt zur Optimierung des Bargeldmanagements bei. Der Bargeldbedarf, der mit der Nutzung des Systems zum Cash Management im Zusammenhang steht, kann damit einfach berechnet werden. Hierdurch wird erreicht, dass möglichst wenig Kapital aufgebracht werden muss, um immer eine ausreichende Menge an Bargeld sicherzustellen.

Ansprechpartner: Christina Wiesing; Turn on Javascript!