Die E-Bilanz ist da - BARS ist vorbereitet

Die E-Bilanz ist seit diesem Jahr zwingend in Deutschland zu nutzen

Mit der „E-Bilanz“ wird in Deutschland das Verfahren bezeichnet, Jahresabschlüsse von Unternehmen in elektronischer Form an die Finanzbehörden zu übermitteln.

Von diesem Verfahren sind alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland betroffen. § 5b des Einkommensteuergesetzes (EStG) legt fest, dass alle Jahresabschlüsse für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen, per „Datenfernübertragung“ einzureichen sind.

Für das Geschäftsjahr 2012 gab es aufgrund technischer und organisatorischer Probleme noch eine Vielzahl von Ausnahmegenehmigung. Für das Geschäftsjahr 2013 hat das Bundesfinanzministerium keine Ausnahmen mehr zugelassen. Die Finanzbehörden akzeptieren nur noch Jahresabschlüsse, die im sogenannten XBRL Format in elektronischer Form eingereicht werden.

Das E-Bilanz Projekt in Deutschland begann 2008

Die Umstellung auf die elektronischen Jahresabschlüsse findet ihren Ursprung im Jahr 2008. Am 20.12.2008 trat das Steuerbürokratieabbaugesetz (eigentlich: Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens) in Kraft. Ziel des Gesetzes war und ist es, eine Vielzahl von Prozessen des Besteuerungsverfahrens grundlegend zu vereinfachen und zu „entbürokratisieren“. Das Gesetz regelt eine Vielzahl von Vorgaben, darunter neben der Bilanz auch die Abläufe zur Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer und Einkommenssteuer neu. Die erforderlichen Abläufe sollen automatisierbar werden und mit aktuellen technischen Verfahren umgesetzt werden.

Für die E-Bilanz entschied sich das BMF frühzeitig für das international anerkannte Format XBRL zur Beschreibung der einzureichenden Steuerbilanz. Es wurde eine Arbeitsgruppe unter Leitung des Bayerischen Landesamtes für Steuern eingerichtet, die die Anforderungen von Wirtschaftsverbänden, Unternehmen und Behörden bzgl. der Umsetzung der gesetzlichen Anforderung koordinierte und kanalisierte. Die Arbeitsgruppe arbeitet von Anfang an eng mit dem Verein XBRL Deutschland zusammen, der für die Normierung von XBRL in Deutschland zuständig ist. Im Rahmen des Projektes wurde schließlich das zu verwendende Format für die Steuerbilanz, eine sogenannte XBRL Taxonomie definiert und am 27.06.2013 vom BMF veröffentlicht (E-Bilanz Taxonomie, Version 5.2). Außerdem wurde eine Webseite (www.esteuer.de) erstellt, auf der alle wichtigen Informationen zur E-Bilanz zur Verfügung gestellt und ständig aktualisiert werden.

BARS ist vorbereitet auf die E-Bilanz

Die S&N AG hat, als langjähriges Mitglied im Verein XBRL Deutschland, diesen Prozess von Anfang an begleitet und mitgestaltet. Die Auswahl von XBRL als technische Basis für die E-Bilanz ist die richtige Entscheidung gewesen. Dieses Format ist ein etablierter Standard im Rahmen der Verarbeitung von Jahresabschlüssen und wurde von S&N schon in einer Vielzahl von nationalen und internationalen Projekten eingesetzt, um Finanzinformationen automatisiert verarbeiten zu können. 

Das Bilanzanalysesystem BARS wurde von Anfang an auf den Import von Jahresabschlüssen im XBRL-Format konzipiert. Seit 2008 nutzen verschiedene BARS Installationen das Format, um Bilanzen in elektronischer Form, ohne manuelle Erfassungsprozesse auszulesen. Jedes Jahr werden auf diese Weise mehrere 10.000 Bilanzen in BARS importiert.

Die E-Bilanz ist daher für unsere BARS Kunden ein spannendes Projekt. Technisch ist BARS darauf vorbereitet, sofort E-Bilanzen zu verarbeiten. Die Herausforderungen liegen auf der fachlichen und der organisatorischen Seite.

Bei der E-Bilanz handelt es sich ausschließlich um Steuerbilanzen, Jahresabschlüsse also, die speziell für die Finanzbehörden mit dem Ziel der Steuerberechnung erstellt wurden. Im Rahmen der Kreditvergabe und Bonitätsanalyse, dem Einsatzgebiet von BARS, wird mit Handelsbilanzen gearbeitet, die stattdessen zur Information der Anteilseigner über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens erstellt werden. S&N prüft derzeit in Kooperation mit verschiedenen BARS Kunden, inwieweit eine E-Bilanz auch im Rahmen der Bilanzanalyse sinnvoll genutzt werden kann und welche Besonderheiten zu beachten sind.

Die E-Bilanz Vision von BARS

Jetzt, nach verbindlicher Einführung der E-Bilanz, werden fast alle Unternehmen ihre Steuerbilanz in elektronischer Form erzeugen. Sie verfügen dann über einen Datensatz, der alle erforderlichen Informationen, die zur Berechnung der Steuer erforderlich sind, enthält.

Das Format dieses Datensatzes, die XBRL-Taxonomie, ist eindeutig und öffentlich dokumentiert. Die enthaltenen Informationen lassen sich vollständig identifizieren und zuordnen. Was liegt somit näher, als den bestehenden Pfad der Bilanzerfassung, eine Übersendung des Geschäftsberichts in Papierform und eine anschließende manuelle Datenerfassung in der Bank, endlich in Rente zu schicken.

Unternehmen können jetzt den Jahresabschluss im XBRL-Format an die Bank schicken. Dort findet kein manueller Erfassungsprozess mehr statt. Die Daten werden unmittelbar in BARS importiert und immer korrekt zugeordnet. Eine Vielzahl von Fehlern, die bei einer manuellen Datenerfassung erfolgen können - das reicht von einfachen Tippfehlern bis zu komplett falsch zugeordneten Daten - sind nicht mehr möglich. Die Datenqualität in der Bank entspricht exakt den Daten, die das Unternehmen gemeldet hat.

Neben der verbesserten Datenqualität ergibt sich ein riesiges Einsparpotential. Es entfällt nicht nur die aufwendige manuelle Erfassung der Daten, die von hoch qualifizierten und damit auch gut bezahlten Fachkräften durchgeführt wird. Auch die logistischen Prozesse, die die papierhafte Verarbeitung erforderlich macht, angefangen von der Zustellung der Jahresabschlüsse an die Analysten, über die eigentliche Verarbeitung der Dokumente bis zur fristengerechten Archivierung, werden durch die elektronische Verarbeitung ersetzt. Es ergibt sich ein Einsparpotential, das mit der Umstellung des Zahlungsverkehrs vom beleghaften auf das beleglose Verfahren vergleichbar ist.

Szenarien für die Zukunft

Die Übernahme von Jahresabschlüssen im elektronischen Format reduziert die Kosten gegenüber einer manuellen Bilanzerfassung so dramatisch, dass eine Vielzahl weiterer Szenarien möglich wird, die aktuell aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht in Erwägung gezogen werden können. Hier folgen nur einige Beispiele. S&N geht davon aus, dass es in den kommenden Jahren noch eine Vielzahl weiterer Modelle geben wird, die XBRL ermöglicht.

Aussagefähige Peergruppen-Vergleiche

Gerade bei wichtigen Kunden bietet BARS mit dem Peergruppenvergleich die Möglichkeit, den Kunden seinen wichtigsten Mitbewerbern gegenüber zu stellen. Wer beispielsweise gerade den Jahresabschluss von Scania analysiert, wird es begrüßen, wenn er die entsprechenden Abschlüsse von MAN, Renault Trucks und Mercedes Benz zum Vergleich nutzen kann. Sind diese Unternehmen ebenfalls Kunde der Bank, liegen die Daten oft schon vor. Ansonsten müssten sie aufwendig beschafft und manuell erfasst werden. Mit einem entsprechenden Zugriff auf die E-Bilanz wird solch ein Peergruppenvergleich in Zukunft auf Knopfdruck möglich werden.

Steuerbilanz ist nicht Handelsbilanz

Im deutschen Steuerrecht gibt es zwei Arten von Jahresabschlüssen. Die Handelsbilanz und die Steuerbilanz. Während beide Abschlüsse den gleichen Sachverhalt beschreiben - die Geschäftsentwicklung eines Unternehmens im zurückliegenden Geschäftsjahr - richten sie sich an ganz unterschiedliche Adressaten.

Mit der Handelsbilanz informiert das Unternehmen seine Anteilseigner, als die Aktionäre und Investoren, aber insbesondere auch die Banken, über den Erfolg des Unternehmens. Das Ziel ist es, die Leistungen des Unternehmens positiv darzustellen, um für die Investoren attraktiv zu bleiben und von Banken ein positives Rating zu erhalten. Ein solches Rating schlägt sich unmittelbar in günstigen Zinskonditionen nieder.

Die Steuerbilanz wird nur für einen einzigen Adressaten aufgestellt: Das Finanzamt. Auf Basis dieses Abschlusses wird die Steuerlast des Unternehmens festgelegt. Die Steuerbilanz wird daher üblicherweise alle Ermessensspielräume ausnutzen, die es ermöglichen, die Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Basis für die Bilanzanalyse in Banken ist derzeit fast ausschließlich die Handelsbilanz. Die Banken prüfen daher gerade, welche Auswirkungen sich auf den Analyseprozess ergeben, wenn man den bestehenden Prozess zukünftig anhand der Steuerbilanz durchführt. Eventuell werden neue Kennzahlen zur Bonitätsanalyse herangezogen werden. Auch Anpassungen an bestehende Rating-Verfahren sind möglich.

Wie kommt die Bilanz zur Bank

Im Gegensatz zur Handelsbilanz, die im Unternehmensregister und ggf. auch auf der Webseite der Unternehmen veröffentlicht wird, ist die Steuerbilanz nicht öffentlich. Bisher wird sie vom Steuerberater erstellt, vom Wirtschaftsprüfer abgenommen und an das Finanzamt übermittelt. Wie ein Kreditinstitut, das diese Daten nutzen möchte, Zugriff erhält, muss noch geklärt werden. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Daten zu übertragen. S&N erarbeitet aktuell mit Bestandskunden erste Konzepte, die auch die Aspekte der sicheren Datenübertragung, sowie die bestehenden aufsichtsrechtlichen Vorgaben berücksichtigen.

Meine Daten kriegt ihr nicht

Viel wichtiger und schwieriger als die reine Technik wird es aber sein, die Kunden, als die Unternehmen, die die E-Bilanz erstellen, von den Vorteilen des neuen Verfahrens zu überzeugen. In diesem Zusammenhang kommt schnell der Vergleich mit dem gläsernen Unternehmen auf, dass per Knopfdruck von der Bank durchleuchtet werden kann.

Außerdem sind Kosten (beim Kunden) und Nutzen (bei der Bank) zunächst ungerecht verteilt. Die Banken müssen einen Anreiz bieten, der für den Kunden hinreichend ist, seine Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. So könnte die Bank, insbesondere wenn sie BARS nutzt, den Kunden als Service einen Branchenvergleichsbericht anbieten. Darin kann das Unternehmen erkennen, in welchen Bereichen es besser aufgestellt ist, als seine Mitbewerber und vielleicht auch feststellen, wo noch Nachholbedarf besteht. Auch ein Ratingbericht, der dem Kunden eine Einsicht in die Sichtweise der Bank gibt, könnte die Bereitschaft erhöhen, an einem elektronischen Verfahren teilzunehmen.

Wenn Sie Interesse an den Möglichkeiten von BARS und der E-Bilanz haben, sprechen Sie uns an:

Ansprechpartner: Claus Hoffmann; Turn on Javascript!