Die Universität zu Köln setzt auf Selbstbedienung an der Kasse

Automatische Kassentresore an der Universitätskasse

AKT

Auch an einer Universität spielt Bargeld eine größere Rolle, als man gemeinhin glauben mag. Eine große Zahl der z.B. von Studierenden zu leistenden Zahlungen an die Universität erfolgen in bar. Ebenso erfolgen tagtäglich Auszahlungen in erheblichem Umfang. Dies führt zu einem enormen organisatorischen und personellen Aufwand, der im Bereich der Universitätskasse zur Bewältigung dieser Geschäfte betrieben werden muss.

Bereits vor einer Reihe von Jahren hat sich die Universität zu Köln dazu entschieden, die Bezahl- und Auszahlabläufe in ihrer Hauptkasse durch eine Teilautomatisierung mittels Cash Recycling Systemen zu optimieren. Damals entschied man sich im Zuge der Neugestaltung der Hauptkasse für eine „klassische“ Kassenausstattung: Ein automatischer Kassentresor (AKT) für Noten-Recycling, ergänzt um ein Münzrecycling-Modul handhaben vollständig das in der Hauptkasse bewegte Bargeld. Als zentrale Applikation kommt hierbei CETIS zum Einsatz, hier vor allem das CETIS AKT Kassenmodul sowie die integrierte Möglichkeit, auch Karten- und Scheckzahlungen darüber abzuwickeln.

Obwohl ursprünglich vor allem aus sicherheitstechnischen Erwägungen heraus beschafft, hat sich schnell auch das Optimierungspotential einer solchen Lösung in den Arbeitsprozessen und in der Abwicklungssicherheit gezeigt, sodass dieser Lösungsansatz heute als unverzichtbarer Baustein der Kassenführung betrachtet wird.

SB-Geräte ersetzen/ergänzen die Hauptkasse

Die Universität wird nun einen Schritt weiter gehen. Bei einer Analyse der an der Hauptkasse tatsächlich abgewickelten Geschäftsvorfälle wurde festgestellt, dass es sich dabei zu einem sehr hohen Anteil um immer wiederkehrende Routinevorgänge handelt, die eigentlich nicht der Unterstützung durch einen Kassenmitarbeiter bedürfen:

  • Studierende leisten eine Zahlung, deren Höhe bereits vorher bekannt ist. (z.B. Rückmeldegebühren, Kautionen, …)
  • Studierende erhalten eine Erstattung aufgrund einer zuvor bereits erfolgten Entscheidung (z.B. Rückerstattung Kaution)
  • Barbeträge werden an Institute / Einrichtungen der Universität ausgezahlt, repräsentiert durch empfangsberechtigte Mitarbeiter. Desgleichen gilt für externe Mitarbeiter oder Dienstleister.
  • Bareinzahlungen erfolgen als Rückzahlung/Teilrückzahlung von zuvor geleisteten Vorschüssen.

Allen diesen Fällen ist gemeinsam, dass es lediglich einer Abwicklung, nicht aber einer Sachentscheidung durch einen Kassenmitarbeiter bedarf – also ein klassischer Fall von Optimierungspotential durch eine Selbstbedienungslösung.

Die Universität hat sich nun entschieden, ihre Kasseninfrastruktur in dieser Richtung aufzurüsten. Die oben genannten Geschäftsvorfälle werden zukünftig nicht nur an der Hauptkasse abwickelbar sein, sondern - und das soll der „Normalfall“ werden - von den jeweils betroffenen Personen direkt an SB-Geräten durchgeführt werden. Die SB-Kasse ersetzt/ergänzt also die klassische Hauptkasse.

Erweiterte Infrastruktur für SB-Kassen

Zur Umsetzung dieses Vorhabens wird nun bei der Universität folgende Infrastruktur etabliert:

CETIS Uni

Die bereits bisher existierende Infrastruktur, bestehend aus der Ausstattung der Hauptkasse und dem CETIS Application Server, wird um mehrere Komponenten erweitert:

  • SB-Geräte, die als Selbstbedienungs-Kassen dienen. Zum Start werden davon zwei Systeme installiert.
  • Verschiedene web-basierte Arbeitsplätze in den unterschiedlichen Instituten / Einrichtungen sowie in zentralen Verwaltungsabteilungen.
  • Eine direkte Anbindung an das SAP-System zur Ermittlung offener Forderungen sowie zur Übermittlung durchzuführender Ein- und Auszahltransaktionen.

Neuartige Abwicklungsprozesse für Kassengeschäfte

Auf Basis dieser Infrastruktur lassen sich Bargeldtransaktionen in einer völlig neuartigen Art und Weise abwickeln:

Studierende können zur Abwicklung von Bezahlvorgängen direkt zum SB-Gerät gehen, statt wie bisher während der Öffnungszeiten an der Hauptkasse vorstellig zu werden. Nach Identifikation am System mit Hilfe der Matrikelnummer können sie über ein SB-typisches Menüsystem die gewünschte Funktion wählen und danach die Zahlung durchführen. Sowohl Barzahlungen als auch Kartenzahlungen sind hier möglich. Diese Form von selbst initiierten Geschäftsvorfällen ist für alle Arten von Einzahlungen verfügbar. Auch ggf. erforderliche ergänzende Daten zu einem bestimmten Vorgang, z.B. Buchungstexte, können direkt am SB-System über eine TouchScreen-Tastatur erfasst werden.

Alle Auszahlungen, die abgewickelt werden sollen, sowie Einzahlungen durch andere Personen als die Studierenden werden nach einem anderen Verfahren abgewickelt - mit Hilfe so genannter Vordispositionen:

  1. VordispositionEin Mitarbeiter eines Instituts / einer Einrichtung der Universität, der die entsprechende Berechtigung hat, erstellt eine so genannte Vordisposition über den auszuzahlenden Betrag entweder in der zu CETIS gehörenden Web-Applikation oder mit Hilfe einer SAP-Buchung, die dann innerhalb eines Zahlungslaufs wiederum an CETIS übermittelt wird. Als Ergebnis dieses Vorgangs steht in CETIS eine Auszahldisposition zur Verfügung.
  2. pdfAuf Basis dieser Auszahldisposition wird für den Empfangsberechtigten ein PDF-Dokument erstellt. Dieses Dokument kann entweder per E-Mail zugestellt oder in Form eines Ausdrucks direkt ausgehändigt werden.
  3. OKJe nach Höhe des Auszahlbetrags ist es erforderlich, dass eine andere als die veranlassende Person diesen Vorgang noch autorisiert - die Auszahlung quasi freigibt. Auch hierzu wird die CETIS Web-Applikation verwendet.
  4. SB-SystemDas PDF-Dokument enthält einen Barcode, mit dessen Hilfe man sich am SB-Gerät für diese Transaktion autorisieren kann. Nach Einlesen des Barcodes wird automatisch erkannt, um welchen Vorgang es sich handelt und die entsprechende Auszahlung veranlasst.
  5. ServerNach erfolgreicher Durchführung der Transaktion wird das Ergebnis wieder in Form einer Buchungsinformation vom CETIS System an das SAP System übergeben. Damit sind alle durchgeführten Zahlungsvorgänge lückenlos in SAP nachhaltbar.

Alles in allem führen diese Maßnahmen letztendlich dazu, die Routinetätigkeiten in der Hauptkasse, was Kassenvorgänge angeht, erheblich zu reduzieren, und so die Hauptkasse insgesamt zu entlasten.

Vorteile der neuen Infrastruktur

Aus der neuen Infrastruktur und den darauf abgebildeten Prozessen ergibt sich eine Reihe von Vorteilen für die Universität in der Kassenführung:

  • Die Verfügbarkeit der Dienstleistung „Kasse“ insbesondere gegenüber den Studierenden wird deutlich erhöht, da die SB-Geräte rund um die Uhr und nicht nur zu bestimmten Öffnungszeiten zur Verfügung stehen.
  • Die Durchführung von Auszahlungen entlastet die Hauptkasse erheblich und beschleunigt gleichzeitig die Prozesse. Und auch hier gilt, dass die Dienstleistung unabhängig von Kassenöffnungszeiten erheblich breiter verfügbar ist.
  • Die Tatsache, dass sowohl die Hauptkasse mit ihrer Ausstattung mit automatischen Kassentresoren als auch die SB-Systeme vom gleichen CETIS System kontrolliert werden und insbesondere in der Abwicklung zum SAP-System hin mit der gleichen Schnittstelle arbeiten, erlaubt es, dass Hauptkasse und SB-Kassen sich gegenseitig als Backup dienen: Alle Vorgänge können gleichwertig sowohl an den SB-Geräten als auch an der Hauptkasse abgewickelt werden.
  • Alle Buchungen durchgeführter Einzahlungs- oder Auszahlungsvorgänge im SAP-System erfolgen automatisch, unabhängig davon, wie sie initiiert wurden. Das erspart den jetzt noch üblichen teilautomatisierten Abgleich und die manuelle Buchung.

Nach entsprechender Einführungszeit gibt das sogar die Möglichkeit, von regelmäßigen Öffnungszeiten der Hauptkasse mittelfristig auf flexibele Öffnungszeiten zu wechseln. Zahlungsvorgänge, die an Automaten nicht abwickelbar sind, z.B. die Auszahlung sehr großer Beträge oder besonders angeforderter Stückelungen, werden dann mit entsprechender Terminvereinbarung individuell abgewickelt. Im Sinne der fortwährenden Verbesserung der Kosteneffizienz ein vielversprechender Ansatz.

Ansprechpartner: Thomas Vogel; Turn on Javascript!