mailSUp - Dokumentenablage ins SAP-Archiv

Aus Outlook® direkt in das SAP-Archiv

In modernen Geschäftsprozessen erfolgt die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Interessenten zum größten Teil via E-Mail. Wichtige Informationen und Dokumente liegen dabei in den Mailpostfächern der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter oder werden auf lokalen Laufwerken gespeichert.

mailSUp - Dokumentenablage ins SAP-ArchivEine Ablage zum betreffenden Objekt im SAP Archiv wäre wünschenswert, ist aber über SAP Standardfunktionen nur unkomfortabel und zeitaufwendig zu bewerkstelligen: die Dokumente müssen erst lokal abgespeichert werden, um sie anschließend in der SAP-GUI über die Funktion „Dienste zum Objekt“ zum betreffenden Objekt ins Archiv hochzuladen.

S&N bietet seinen Kunden das Outlook® Add-In mailSUp (mail to SAP Upload) an, das diesen Prozess für die fleet und insTRA Business-Objekte erheblich vereinfacht und beschleunigt.

In Outlook® können Sie das betreffende SAP Objekt suchen und mittels Drag'n'Drop-Funktion E-Mails und deren Anhänge im SAP Archiv ablegen.

mailSUp - Dokumentenablage ins SAP-ArchivEbenso können Sie Dokumente vor dem Ablegen noch umbenennen und mit einem Kommentar versehen.

Sie benötigen für diesen Prozess keine SAP GUI!

Aufgrund der erhöhten Nachfrage unserer Kunden wurde dieses Werkzeug nun noch komfortabler gestaltet und auf die Bedürfnisse aller SAP-Anwender ausgerichtet.

Es ist nun möglich, mailSUp mittels SAP-Customizing innerhalb von wenigen Minuten an jedes beliebige SAP-Business-Objekt anzubinden. Alle dafür erforderlichen Einstellungen tätigen Sie im SAP Customizing und sie stehen Ihnen und Ihren Kolleginnen und Kollegen unverzüglich in mailSUp in Microsoft Outlook® zur Verfügung.

Durch den Einsatz von mailSUp können Sie den gesamten Schriftverkehr inklusive der E-Mail-Anhänge einfach und komfortabel unter Einhaltung des SAP ArchiveLink-Standards im SAP-Archiv ablegen.

Wie funktioniert das genau?

In SAP verwenden Sie zur Identifikation eines bestimmten Objekts, z.B. eines Debitors, eine sogenannte Suchhilfe.

mailSUp - Dokumentenablage ins SAP-ArchivEine Suchhilfe (F4-Hilfe) ist eine Standardfunktion eines SAP Systems. Über die Suchhilfe kann sich der Benutzer die Liste aller möglichen Eingabewerte für ein Eingabefeld anzeigen lassen. Die möglichen Eingabewerte können dabei um erläuternde Zusatzinformationen ergänzt sein.

Um einen Debitor in einem SAP Dialog zu finden stellt Ihnen SAP verschiedene Suchhilfen zur Verfügung:

  • Debitoren Allgemein
  • Debitoren je Buchungskreis
  • Debitoren je Land/Buchungskreis
  • Debitoren je Land
  • Debitoren nach Personalnummer
  • Debitoren nach Steuerinformationen

Abhängig von der ausgewählten Suchhilfe stehen Ihnen unterschiedliche Eingabewerte zur Verfügung, um den gewünschten Debitor zu finden.

Alles was Sie tun müssen, um über mailSUp E-Mails und deren beigefügte Dokumente zu Debitoren ablegen zu können, ist die entsprechende Suchhilfe zum entsprechenden Business-Objekt (LFA1) in einer Customizing-Tabelle einzutragen.

Wenn Sie Ihren Anwendern mehrere Suchhilfen zu einem Business-Objekt anbieten wollen, können Sie dies mit Hilfe der Varianten tun.

Unverzüglich können die mailSUp-Anwender nun innerhalb von Microsoft Outlook® nach Debitoren suchen und die dazugehörige Korrespondenz in das SAP Archiv ablegen.

Optional können Sie nun noch die Reihenfolge der Eingabefelder und deren Bezeichnung sowie die Reihenfolge und Spaltenüberschriften der Ergebnistabelle individuell anpassen.

Die Einführung von mailSUp in Ihrem Unternehmen ist unkompliziert. Neben dem Add-In für Microsoft Outlook® bekommen Sie noch einen SAP-Transport, der die Logik und die Customizing-Tabellen beinhaltet. Ebenso erhalten Sie ausführliche Customizing- und Benutzerdokumentationen.

Sollten Sie dennoch Unterstützung benötigen, helfen Ihnen unsere Spezialisten gerne bei der Konfiguration Ihrer Business-Objekte. mailSUp steht sowohl für Microsoft Outlook® 2007, 2010 und 2013 zur Verfügung. Das Lizenzmodell bietet neben einzelnen Lizenzpaketen auch eine mandantenbezogene Unternehmenslizenz.

Ansprechpartner: Michael Schwandner; Turn on Javascript!