SAP Workflow - Geschäftsprozesse transparent abbilden

Ein Geschäftsprozess wird in der Regel von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Diese können sowohl datentechnischer und/oder zeitlicher Natur sein. In vielen Arbeitsbereichen wird beim Einsatz von SAP-Lösungen gerne versucht, diese komplexe Funktionalität mit einem oder mehreren Reports abzubilden. Dieses Vorgehen hat mehrere Nachteile:

  • Nachträgliche Änderungen sind komplex und aufwendig zu implementieren
  • Der Ablauf ist nicht transparent und nur schwer nachzuverfolgen
  • Möglicherweise werden Fehler erst am Ende des Geschäftsprozesses ersichtlich
  • Zeitlich gesteuerte Aufgaben sind schwierig bis gar nicht zu realisieren und müssen manuell – oftmals sogar außerhalb des Systems – überwacht werden
  • Für die Ausführung einzelner Arbeitsschritte ist immer mindestens ein Sachbearbeiter nötig
  • Sachbearbeiter-Aufgaben können nicht ohne weiteres zur Bearbeitung weitergeleitet werden
  • Prozesstracking ist kaum möglich

SAP bietet mit dem im Leistungsumfang ausgelieferten Workflow-Framework eine gute Grundlage zur technischen Begleitung bzw. Erweiterung von Geschäftsprozessen jeglicher Art. Der Arbeitsablauf wird in Teilprozesse/Teilaufgaben zerlegt, welche soweit möglich automatisiert verarbeitet werden. Ergänzend werden einzelne Aufgaben zur Entscheidung oder Bearbeitung an unterschiedliche Mitarbeiter weitergereicht, die ihre Teilaufgaben parallel oder hierarchisch organisiert abarbeiten und anschließend ggf. weiterleiten. Der Workflow koordiniert somit räumlich und/oder zeitlich verteilte Arbeitsgruppen und vereinfacht gleichzeitig die Kommunikation und Abstimmung.

Ein intelligent gestaltetes Workflow-System unterstützt die laufende Geschäftsoptimierung und Prozessanpassung durch anwenderfreundliche Werkzeuge und Schablonen. Durch die Modularisierung wird der Prozess nicht nur transparenter, sondern es können auch auftretende Fehler leichter identifiziert und somit schneller behoben werden. Systemübergreifende Interaktionen können hiermit ebenfalls einfach ausgeführt und ausgewertet werden.

Folgende Prozesse eignen sich u.a. für einen automatisierten Workflow:

  • Wiederholt vorkommende Abläufe, z.B. ein neuer Mitarbeiter muss angelegt werden oder verlässt das Unternehmen
  • Jegliche Arten von Genehmigungsprozessen, z.B. Rechnungsgenehmigung, Urlaubsantrag, Bestellung
  • Aufgaben die einer Prüfung unterliegen könnten oder deren Ausführung nachgewiesen werden müssen/sollen.

S&N hat das SAP-Basisframework um zusätzliche Komfortfunktionen angereichert und die Konfiguration damit deutlich vereinfacht. Durch den Einsatz dieses S&N Workflow-Toolkits kann zusätzlich die Prozesssteuerung per Customizing einfach und zeitscheibengesteuert angepasst und komfortabel verwaltet werden.

Prozessbeispiel:

SAP Workflow

Die Sachbearbeiter können notwendige Transaktionen direkt aus der Aufgabe heraus öffnen. Ebenfalls kann einfach per Customizing bestimmt werden, ob ein oder mehrere User eine Informations-E-Mail mit der Möglichkeit zum Absprung in das verwendete SAP-System inklusive entsprechender Transaktion bekommen. Somit ist sichergestellt, dass auch User, die nicht permanent im SAP angemeldet sind, die notwendigen Informationen für die Bearbeitung erhalten und diese ganz einfach per Mausklick öffnen können.

Texte und mitzugebende Transaktionen für Informations-E-Mails können ebenfalls direkt über das S&N Workflow-Toolkit gepflegt werden. Hier ist es möglich, diese Informationen einfach einzutragen oder einen Textbaustein mit den Daten zu hinterlegen. Welches Vorgehen hier verwendet werden soll, kann ebenfalls über das Customizing bestimmt werden.

SAP WorkflowSobald die Checkbox „Infomail versenden“ aktiv ist, wird die entsprechende E-Mail an die Empfänger versendet. Um sicherzustellen, dass der Sachbearbeiter die Aufgabe zeitnah bearbeitet, kann eine Eskalationsdauer eingegeben werden. Somit wird der Mitarbeiter im vorgegebenen Zeitraster per E-Mail an die Abarbeitung der Aufgabe erinnert.

Mit der Unterstützung durch das S&N Workflow-Toolkit ist die prozessuale Integration von Aufgaben nicht nur schneller (durch Verwendung von mitgelieferten Standardbausteinen und Subprozessen), sondern auch komfortabler und transparenter. Das mitgelieferte Konfigurationstool ermöglicht das schnelle und übersichtliche Pflegen von Prozessabläufen mit integrierter Auswertung von laufenden/beendeten oder fehlerhaften Prozessen.

Mit dem S&N Workflow-Toolkit können für einen Prozess verschiedene Konfigurationen angelegt und verwaltet werden. Somit ist es möglich, bestimmte Aufgaben, Fristen, Sachbearbeiter, Texte etc. für jede Konfiguration individuell zu pflegen. Verwendung findet das, wenn es für einen Prozess verschiedene Aufrufmöglichkeiten gibt, welche unter Umständen andere oder zusätzliche Aufgaben/Sachbearbeiter benötigen. Z.B. wird ein Vorgang direkt im System vom Sachbearbeiter angelegt und der zugehörige Prozess gestartet. Oder der Vorgang wird per Webformular gemeldet. In dem Fall muss ein Sachbearbeiter noch zusätzlich die Daten prüfen, gleichzeitig wird eine Infomail an den Erfasser über den Status des Vorgangs gesendet.

Sollte die Verwendung der SAP Orgstruktur nicht möglich oder nicht gewünscht sein, kann die integrierte, optional verfügbare S&N Toolkit-Benutzergruppenorganisation verwendet werden. Selbstverständlich ist es möglich, sowohl SAP-Planstellen / Organisationseinheiten / Personen etc. als auch Toolkit-Benutzergruppen simultan zu verwenden.

SAP WorkflowProzesse, welche die definierte maximale Laufzeit überschreiten, werden in der Prozessübersicht visuell hervorgehoben.

Bei Anzeige des Sachbearbeiter-Symbols befindet sich der Prozess aktuell in einer Sachbearbeiterentscheidung. Diese kann dann von vorher definierten Mitarbeitern angenommen werden. Mit einem Klick auf das Symbol wird direkt in das Workitem gewechselt.

Mit einem Klick auf den Workflowstatus kann direkt in den Prozessverlauf gewechselt und dieser somit verfolgt werden. Anhand der grünen Linie ist erkennbar, welche Schritte bisher durchlaufen wurden und wo der Prozess aktuell steht.

SAP WorkflowDas S&N Workflow-Toolkit integriert sich einfach und funktionell in jeden Arbeitsablauf, der ein prozessgesteuertes Vorgehen nahelegt. Selbstverständlich bietet S&N das Workflow-Toolkit auch als Erweiterungsmodul für die bekannten von SAP zertifizierten S&N Produkte insTRA für das Versicherungsmanagement sowie fleet für das Flottenmanagement an.

Durch den Einsatz der mitgelieferten Module ist ein einheitliches Vorgehen vordefiniert, so dass die Fehleranalyse erleichtert wird und gleichzeitig die Transparenz der Prozesse gewährleistet ist. Alle mit dem Toolkit erstellten Prozesse werden an zentraler Stelle verwaltet. Somit werden auch kleine oder selten genutzte Prozesse erfasst und geraten nicht in Vergessenheit.

Unsere Workflowspezialisten unterstützen Sie gerne bei der Gestaltung und Implementierung von Prozessen.

Ansprechpartner: Reiko Rill; Turn on Javascript!