GEO - GEFA EKF ONLINE

SGEF LogoIm Rahmen des Programmes DSM Digital Sales and Marketing der GEFA - Société Générale Equipement Finance Deutschland wurde im Jahr 2014 entschieden, für die Einkaufsfinanzierung eine Online-Plattform zur Verfügung zu stellen. Mit dem GEO – GEFA EKF Online, wird die erste Applikation der Digitalisierungsinitiative der GEFA in Betrieb genommen. Es ist das erste Software Entwicklungsprojekt, bei dem die kompletten Entwicklungsleistungen der Online Plattform durch das Société Générale Global Solution Center (SG GSC) in Bangalore, Indien, geleistet worden sind.

Die Einkaufsfinanzierung ist ein Produkt der GEFA, welches Händlern aus unterschiedlichen Branchen eine Kreditlinie einräumt, die für die Vorfinanzierung bzw. den Kauf von neuen oder gebrauchten Objekten dient. Die Objekte werden nach einem Verkauf an den Endkunden wieder abgelöst und die Forderungen beglichen.

Hintergrund der Entscheidung für die Entwicklung von GEO war, dass die bisherige Vorgehensweise der Verwaltung und Abwicklung der Objekte in der Einkaufsfinanzierung nicht mehr marktgängig und wettbewerbsfähig war. Die Prozesse zur Einbuchung oder Ablösung von Objekten in die Kreditlinie waren zum Großteil papierbasiert. So wurden beispielsweise die Einbuchungen per Fax beantragt, in das Backendsystem FinanceIT manuell eingegeben und anschließend zur Auszahlung gebracht.

Die digitale Unterstützung der Prozesse - für den Kunden und für das Backoffice - stand im Vordergrund der Entwicklung.

GEO ProzessanalyseDas Projekt GEO - GEFA EKF ONLINE wurde mit einer Prozessanalyse gestartet. Alle Prozesse im Backoffice und im Vertrieb wurden aufgenommen. Ziel war es, herauszufinden, welche Prozesse aktuell verwendet werden, um den Ist-Zustand darzustellen. Parallel dazu wurden Interviews und Workshops mit den Beteiligten Vertriebseinheiten, der Backoffice Abwicklung und vor allem mit Händlern und Kunden der GEFA geführt. In dieser Phase wurde ermittelt, welche Bedürfnisse und Wünsche an eine moderne und prozessorientierte Online Plattform von allen Beteiligten bestehen.

Im Anschluss daran fand eine Sollprozess Modellierung statt. In dieser Phase wurde die Basis für die spätere Entwicklung des Front Ends gelegt. Hier wurden ebenfalls die Prozesse für die Anpassungen an das seit 2007 in Betrieb befindliche FinanceIT System geplant und konzipiert. Das System ist ebenfalls eine Individualentwicklung von S&N für die GEFA, die auf einer State-of-the-Art serviceorientierten Architektur (SOA) basiert. Die Modellierung wurde im Wesentlichen durch GEFA und S&N Business Analysten und Architekten durchgeführt. Die Business Analysten des SG GSC (Indien) waren am Rande der Modellierungsphase beteiligt, damit bereits ein erster Eindruck der umzusetzenden Anforderungen entstehen konnte. Die Sollprozesse wurden dann gemeinsam von den Stakeholdern aus Vertrieb und Management verabschiedet.

Neben dem in Deutschland ansässigen Projektteam bestehend aus GEFA und S&N wurde die Entwicklung nun durch die Mitarbeiter des SG GSC gestartet. Dazu fand eine Kick-Off Veranstaltung in Deutschland statt, bei der auch das indische Projektmanagement und die indischen Business Analysten anwesend waren.

S&N arbeitet in Kooperation mit der GEFA bereits seit mehreren Jahren in unterschiedlichen Service-Projekten mit dem SG GSC zusammen. Die Erfahrung aus dieser Zusammenarbeit ist extrem wichtig für die kommenden Vorhaben, die eine starke Einbeziehung des SG GSC vorsieht.

Eine der wesentlichen Erkenntnisse war, dass eine persönliche und partnerschaftliche Beziehung zwischen den Teams in Deutschland und in Indien aufgebaut werden muss. Diese kann als einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für Offshore-Projekte bezeichnet werden. Gerade in der Zusammenarbeit mit indischen Offshoring-Partnern spielt die gegenseitige Akzeptanz und das Verständnis der unterschiedlichen kulturellen Aspekte eine entscheidende Rolle.

Die erste Phase der Entwicklung war geprägt durch einen intensiven Knowhow Transfer, so dass die Business Analysten auf Seiten des SG GSC einen tiefen Einblick in die Business Prozesse der Einkaufsfinanzierung bekommen haben. Ziel war es, dass indische Entwickler von den lokalen Business Analysten die Anforderungen erklärt bekommen um sie entsprechend umzusetzen.

GEO Knowhow-TransferDie Entwicklungsphase wurde mit der agilen Methode Scrum durchgeführt. Entsprechend wurden nach der Knowhow-Transferphase die Anforderungen so dokumentiert, dass ein gemeinsames Verständnis sowohl auf deutscher als auch auf indischer Seite entstanden ist. Die Requirements wurden mit Hilfe des Projektmanagementtools Redmine in einem Abnahmeprozess gemeinsam verabschiedet.

In einem regelmäßigen Sprintplanning werden - unter Berücksichtigung der Entwicklerkapazitäten im SG GSC und im deutschen Team - die Sprintinhalte festgelegt, die entwickelt werden sollten. Dieser Prozess ist ein integraler Bestandteil der von der GEFA, dem s-lab, der Universität Paderborn und S&N gemeinsam entwickelten Methodik „MORE – Management of Requirement Engieneering“.

Die Erkenntnisse aus dem MORE-Projekt dienen als Basis und als Methodik für zukünftige Entwicklungsprojekte mit Offshore-Dienstleistern. S&N hat sich gemeinsam mit dem Kooperationspartner s-lab hier maßgeblich eingebracht, denn es wird in Zukunft ein wichtiges Instrumentarium für die Steuerung und das Projektmanagement mit Off- oder Nearshore-Partnern sein.

Die Online Plattform selbst wurde mit Liferay entwickelt. Technisch hat man sich strategisch auf eine State-of-the-Art Technologie festgelegt. Die Auswahl fiel vor dem Hintergrund des Einsatzes von Open Source Komponenten, die in der GEFA seit Jahren zum technischen Portfolio gehören. Das Systemdesign wurde gemeinsam mit den indischen Architekten festgelegt.

Nach dem initialen Web-Design der Applikation wurden bald in den Sprints die ersten Ergebnisse produziert, die in einem ständigen Prozess der Qualitätssicherung auf die Richtigkeit hin geprüft wurden. Auch hier setzte die Methodik von MORE an, die das Qualitätsmanagement in agilen Projekten beinhaltet. Bereits in der Entwicklungsphase wurden auch Ergebnisse in einer sogenannten Friendly-User-Phase den Kunden und Händlern vorgestellt. Es wurde immer wieder ein Feedback aus dem Markt und vom Vertrieb eingeholt. Diese punktuelle Korrektur des eingeschlagenen Weges führte dazu, dass Funktionalitäten entwickelt worden sind, die bestmöglich dem Bedarf der Endkunden entsprechen und keine Features entstanden sind, die der Markt nicht benötigt.

Wesentlicher Bestandteil der Projektarbeit war die permanente Kommunikation zwischen dem deutschen und dem indischen Team. So wurden kommunikative Regelprozesse aufgesetzt, die durch Videokonferenzen oder WebEx-Meetings unterstützt wurden.

Die Kommunikation zwischen den Partnern ist der wesentliche Bestandteil in der Zusammenarbeit mit Offshore-Partnern. Auch hier müssen die Vereinbarungen auf Augenhöhe getroffen werden - immer mit dem Wissen und der Berücksichtigung der kulturellen Unterschiede in der Kommunikationsweise. GEFA und S&N haben im Vorfeld des Projekts in ein interkulturelles Training investiert. Hier wurde - bezogen auf den indischen Kulturkreis - wertvoller Input gegeben, der sich in der täglichen Zusammenarbeit als sehr hilfreich herausgestellt hat. Die Projektteams konnten so wesentlich besser die „Fallen“ umgehen, die sich in dieser Konstellation häufig ergeben.

Insgesamt ist das Projekt nach einer Laufzeit von ca. 12 Monaten produktiv genommen worden. Für Händler und Kunden, die die Einkaufsfinanzierung der GEFA nutzen, sind die Arbeitsabläufe mit dem neuen GEO erheblich erleichtert worden. Die Online Plattform bietet nun Raum für weiteren Komfort und Kundenbindung sowie eine Verringerung der manuellen Tätigkeiten. Darüber hinaus wird einedeutliche Kostenreduktion durch den Wegfall des täglichen Transports von Kontoauszügen oder anderen Auswertungen, die nun einfach und bequem online bezogen werden können, erreicht

Das „MORE“-Projekt

Die GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH ist ein langjähriger Partner, für den S&N nicht nur Individual-Software für unterschiedliche Unternehmensbereiche entwickelt, sondern auch weitere Entwicklungsprojekte in Kooperation mit nationalen (Onshore) und internationalen (Offshore) Dienstleistern koordiniert. Insbesondere bedarf die Kooperation mit Offshore-Dienst-leistern einer besonderen Steuerung des Software-Lifecycles angefangen von der Anforderungsspezifikation bis hin zur Produktivnahme.

Im Rahmen des MORE-Projektes (Management of Requirement Engineering) wurde in Kooperation mit dem s-lab – Software Quality Lab der Universität Paderborn - ein professionelles und standardisiertes Qualitätsmanagement-Konzept entwickelt, das zur Steuerung von Onshore- und Offshore-Projekten bei der GEFA dient, die auf agilen Softwareentwicklungsmethoden basieren. Dieses Konzept ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Qualität der Projekte. Es standardisiert die Zusammenarbeit von GEFA IT Services mit nationalen und international Partnern und ermöglicht eine Vergleichbarkeit der Projekte. Das Qualitätsmanagement-Konzept legt den Fokus insbesondere auf

  • die Identifikation und Dokumentation von Anforderungen,
  • die Selektion und Planung von Anforderungen für die agilen Entwicklungszyklen,
  • die Definition und Überwachung von agilen Entwicklungs- und Testaktivitäten,
  • die Standardisierung von Reporting und KPI's von Onshore- und Offshore-Projekten

Das MORE-Qualitätsmanagement-Konzept wurde bereits bei mehreren GEFA-Projekten eingesetzt und hat zur Qualitätsverbesserung und zur Vergleichbarkeit der Projekte erheblich beigetragen.

Ansprechpartner: Kai Braunert; Turn on Javascript!