eFA (enhanced File Archive)

Erweiterte Dateiablage in den generischen Objektdiensten GOS

Die professionelle Lösung für eine moderne, strukturierte Dateiablage im SAP

Wenn Sie Ihr SAP System an ein Archiv angebunden haben, kennen Sie vermutlich das Problem, dass die zu einem sogenannten Business-Objekt (wie z.B. Kreditor, Bestellung oder Equipment) abgelegten Dateien später z.T. nur aufwendig wieder gefunden werden können.
Der Grund hierfür sind die minimalen Erkennungsmerkmale, welche SAP im Standard bei jeder Datei als Metainformationen mitspeichert, nämlich lediglich die Dokumentart und das Erstellungsdatum.
Genau hier setzt das SAP Add-On eFA der S&N AG an. Es erweitert diese Metainformationen um bspw. einen Dokumentennamen je Datei und eine Zuordnung innerhalb einer Ordnerstruktur. Selbstverständlich unter Beibehaltung der Revisionssicherheit (z.B. Beachtung rechtlicher Vorschriften wie die minimale Verweildauer der Dokumente).
Das enhanced File Archive steigert damit Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

 

       

 

Einsatz:

eFA kann für alle Business-Objekte verwendet werden, in denen SAP Dienste zum Objekt anbietet. Dies ist bei nahezu allen Transaktionen zum Verwalten von Daten der Fall.
Beispiele: Debitor (FD02), HR-Mitarbeiter (PA20), FI-Beleg (FB02)

Funktionsumfang:

  • Nahtlose Integration in Standard SAP ERP Business-Objekte
  • Strukturierte Dokumentablage
  • Definition der Standard-Ordnerstruktur im SAP Customizing
  • Individuelle, objektspezifische Ordner
  • Kommentarfunktion für Dokumente inkl. Änderungsbelegen
  • Vorlagen (DOC oder XLS) mit Platzhaltern werden zur Laufzeit mit Informationen aus SAP befüllt
  • Attribute (z.B.: Sender, Empfänger, Sendedatum von eMails) werden gespeichert und es kann dannach gesucht werden
  • Individuelle Angabe von frei definierbaren Attributen (z.B. "Wert des Vertrages") vorgesehen
  • Export einzelner Ordner oder der ganzen Ablagestruktur auf den PC
  • Löschen von Dokumenten - sofern es die in der Dokumentart hinterlegte Verweildauer erlaubt
  • Verknüpfung mit optional erhältlichem Microsoft Outlook® - Add-In Mail to SAP Upload

Technische Informationen:

Das enhanced File Archive wird im eigenen, reservierten Namensraum wahlweise als AAK (SAP Add-On Assembly Kit) Softwarekomponente oder als Transport ausgeliefert.
Das Programm kommt dabei völlig ohne Modifikationen am SAP Standard aus, es ergänzt lediglich die sogenannten generischen Objektdienste (kurz GOS für englisch "Generic object services") des SAP Standards.
Zukünftige SAP Updates (Stichwort "SPAU-Abgleich") stören sich somit nicht an dieser Erweiterung.

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