Funktionsumfang

Fleet begleitet Sie bei allen Prozessen über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs. Hierfür wird der SAP-Standard um fuhrparkspezifische Daten und Funktionen erweitert und gleichzeitig unter Berücksichtigung individueller Bedürfnisse vereinfacht dargestellt.

Diese Erweiterungen umfassen unter anderem:

Fahrzeugverwaltung

  • Zugriff auf SAP-Equipment-Stammdaten: fleet ergänzt  und verschlankt diese für das effiziente Flottenmanagement
  • Auswertung der Fahrzeugkosten
    • Lesend aus SAP FI/CO, optional ergänzend aus fleet-eigenen Tabellen
    • auch Kostenrechnungskreis – übergreifend
    • Kumulation z.B. je Fahrzeug oder Hersteller
  • Betriebskostenaufstellung
  • Schadenmanagement mit detaillierten Auswertungen
  • Versand von standardisierten, frei definierbaren E-Mails an zugeordnete Fahrer
  • Fahrzeughistorie (Disposition, Stilllegung, Reaktivierung, Ausgabe, Rücknahme)
  • Terminverwaltung HU/AU, Wartung, Reparaturen, usw.
  • Infos über CO²-Werte, Feinstaubplakette, usw.

Fahrerverwaltung

  • Führerscheinprüfung, automatischer Versand von Aufforderungen z.B. als Protokollnachweis der Fahrerlaubnis
  • Zugriff auf SAP HR (Mitarbeiter) und SAP Business Partner (ext. Fahrer)
  • Zuordnung zu Fahrzeugen (mit Historie) 

Tankkartenverwaltung

  • Zuordnung zu Fahrzeugen und/oder Fahrern
  • Definition des Leistungsumfangs
  • Import-Schnittstelle (CSV) für neue Tankkarten

Leasingvertragsverwaltung 

  • Vertragsdaten (Leasingart, Leasinggeber, vereinbarte Laufleistung, etc.)
  • Mehr- und Minderkilometer mit Kosten
  • Leasingstrukturauswertungen
    • SOLL/IST-Laufleistungs-Vergleich (Abgleich gefahrene KM zu vereinbarten Kilometern; Optional Festlegung eines Stichtags in der Zukunft, Prognose dreistufig berechnet)
    • Ermittlung zu erwartende Gutschrift bzw. Nachzahlung
    • Detailanalyse zu einzelnem Vertrag mit IST/SOLL-Vergleichs-Graphen
    • Erhebung der auslaufenden Verträge, ideal z.B. zur Bestimmung des notwendigen Budgets

PoolCar Disposition / Verrechnung

  • Reservierung (auch über Employee-Self-Service, d.h. der Mitarbeiter reserviert selbst)
  • Plantafel für Disposition (mit Vorschlag für spezifische PoolCars, u.A. nur am Abhol-Standort verfügbare in einer entsprechenden Fahrzeugklasse)
  • Dokumentation Übergabe / Rücknahme (z.B. mitübertragene Tankkarten, vorhandene Schäden, KM-Stand, etc.)
  • Abrechnung gen SAP CO (Bspw. können PoolCars die Kostenstelle des Fahrers belasten und Fahrzeugkostenstelle entlasten)

Modulübergreifende Funktionalitäten

  • Elektronische Akte zur Dokumentenverwaltung
    • Strukturierte Ablage und Zuordnung formatunabhängiger Dateien (z.B. PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TIF, …) über das angebundene SAP Archiv zu Fahrern, Fahrzeugen, u.v.m.
    • Formularerzeugung über MS Word (SAP-Daten automatisch nach Word übertragen)
    • Optional Anbindung an SAP Records Management
  • Wiedervorlagen
    • Erinnerungsfunktion an manuelle oder automatisch generierte Termine (bspw. 30 Tage vor Fälligkeit HU)
  • Änderungsbelege
    • Revisionssichere Informationen über durchgeführte Änderungen an den Stammdaten
  • Massendaten-Bearbeitung bspw. zum Erfassen / Konsolidieren einzelner Stammfelder
  • Stammdaten-Auswertungen (Fahrzeuge, Fahrer, Tankkarten, Leasingverträge)
  • Berechtigungsprüfungen gemäß etabliertem SAP-Standard, erweitert um flottenspezifische Abfragen
  • Umfangreiche, auf den Fuhrpark zugeschnittene Such-/Filtermöglichkeiten (z.B. KFZ-Kennzeichen, Umweltplakette, Leasingvertragsnr., etc.)

Schnittstellen

  • Kosten / Kraftstoffverbrauch / Laufleistungsdaten (u.A. euroShell, VW-Leasing)
  • Datenaustausch mit MD/log (Übermittlung von Echtdaten aus dem Fahrzeug)
  • MS-Excel: erweitert die Möglichkeiten der Reports und deren grafischer Darstellung
  • u.v.m.